RECURSOS HUMANOS · GUÍA 2026
Cómo hacer una nómina paso a paso en 2026.
Respuesta rápida
Una nómina se hace siguiendo 5 pasos: (1) cabecera con datos de empresa y trabajador, (2) suma de devengos (salario base + complementos + prorrata pagas), (3) cálculo de la base de cotización, (4) deducciones del trabajador (cotización SS 6,45% + retención IRPF), (5) líquido a percibir. Es obligatoria por ley (Art. 29 Estatuto Trabajadores) según el modelo oficial del Ministerio de Trabajo (Orden ESS/2098/2014).
En esta guía explicamos paso a paso cómo confeccionar una nómina conforme a la normativa vigente en 2026, qué conceptos son obligatorios, cómo calcular las deducciones del trabajador y los errores más comunes. Si quieres delegar las nóminas en un profesional, nuestro servicio de gestión de nóminas cuesta 20 €/nómina al mes más IVA (desde 15 € por volumen).
La estructura de una nómina
Toda nómina sigue la misma fórmula básica: del salario bruto (devengos) se restan las deducciones obligatorias (Seguridad Social + IRPF) para obtener el líquido a percibir.
Total devengos
Salario base + complementos + prorrata + horas extras
Deducciones
Cotización SS 6,45% + Retención IRPF + Otras
Líquido a percibir
Ingresado en cuenta del trabajador
5 pasos para hacer una nómina conforme a ley
Procedimiento siguiendo el modelo oficial del Ministerio de Trabajo (Orden ESS/2098/2014). Tarda 10-15 minutos por empleado si tienes los datos a mano.
- 01
Cabecera con datos identificativos
Identifica empresa (razón social, NIF, domicilio, CCC de Seguridad Social) y trabajador (nombre, NIF, NAF, categoría profesional, grupo de cotización, antigüedad, fecha de alta). Sin estos datos la nómina es nula.
- 02
Calcula los devengos del mes
Suma: salario base mensual + complementos (antigüedad, idiomas, productividad) + prorrata de pagas extras (si están prorrateadas) + horas extras realizadas + dietas no exentas. El total son los devengos del mes (salario bruto).
- 03
Determina la base de cotización
Base de cotización = Total devengos − Dietas exentas (límites RD-Ley 16/2013) − Otros conceptos no cotizables. Aplica el tope máximo 2026 de 4.909,50 €/mes en régimen general.
- 04
Calcula las deducciones del trabajador
Cotización SS = Base × 6,45% (4,80% contingencias + 1,55% desempleo + 0,10% FP). Retención IRPF = Devengos × tipo medio efectivo según tramos 2026 + reducciones del Modelo 145 del trabajador (cónyuge sin ingresos, descendientes, ascendientes, discapacidad).
- 05
Calcula el líquido a percibir
Líquido = Total devengos − Cotización SS trabajador (6,45%) − Retención IRPF − Otras deducciones (anticipos, cuotas sindicales si las hay, embargos judiciales). Esta cantidad se transfiere a la cuenta del trabajador y se entrega la nómina firmada.
Tipos de devengos en una nómina
Los devengos son todos los conceptos que la empresa abona al trabajador. Se dividen en salariales (cotizan y tributan) y no salariales (dietas, kilometraje hasta los límites legales).
Deducciones obligatorias en la nómina
El trabajador cotiza el 6,45% sobre su base de cotización (no sobre los devengos brutos) más la retención IRPF según sus tramos. La empresa paga aparte el 30-35% adicional como cuota patronal (no aparece en la nómina del trabajador).
5 errores más comunes al hacer una nómina
Aplicar mal el convenio colectivo
Confundir el convenio sectorial con el de empresa, o no aplicar las tablas salariales actualizadas anualmente. Cada convenio se publica en BOE/BOCM/BOCB con vigencias distintas.
Retención IRPF incorrecta
No actualizar el Modelo 145 del trabajador tras un cambio familiar (matrimonio, nacimiento, divorcio). La empresa sigue aplicando el tipo anterior y el trabajador paga más IRPF del debido.
Olvidar prorrateo de pagas extras
Si las pagas extras están prorrateadas en convenio, deben repartirse en 12 mensualidades. Si las pagas aparte, son 14 nóminas (12 + 2 extras). Confundir ambos sistemas genera errores de salario neto.
Confundir devengos cotizables
Las dietas hasta el límite legal (26,67 €/día sin pernocta; 53,34 €/día con pernocta) NO cotizan ni tributan. Sumarlas a la base de cotización es un error que genera sobrecotización.
No regularizar IRPF en julio/diciembre
La empresa debe regularizar el IRPF dos veces al año si hay variaciones (subida salarial, cambio Modelo 145). No hacerlo genera diferencias en la Renta del trabajador.
GESTIÓN DE NÓMINAS
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Confección de nóminas: ¿Hacerlo a mano o usar un programa profesional?
Cuando una empresa o asesoría se enfrenta a la confección de nóminas, existen dos caminos principales: el cálculo manual (utilizando plantillas de Excel, altamente expuesto al error humano) o la automatización mediante programas de nóminas para asesorías y departamentos de Recursos Humanos.
Riesgos de hacer nóminas de forma manual
- • Errores de cálculo: Fallar al aplicar el prorrateo, el tipo medio del IRPF o las deducciones de la Seguridad Social (6,45% vs cuota patronal).
- • Actualización normativa: Estar obligado a revisar manualmente cada actualización del BOE sobre bases mínimas/máximas y convenios colectivos.
- • Sanciones: Retrasos en el envío de los Seguros Sociales (antiguo TC1/TC2) o errores en el Modelo 111 de Hacienda.
Ventajas de programas de nóminas profesionales
- • Automatización de convenios: Vinculación directa con bases de datos que actualizan las tablas salariales de forma automática.
- • Generación de ficheros: Creación directa de ficheros CRA y ficheros de cotización para el Sistema RED de la Seguridad Social.
- • Integración con el Modelo 111/190: Preparación automática de las declaraciones trimestrales y anuales de retenciones.
¿Qué buscan las gestorías en un software de nóminas?
Los programas de nóminas para asesorías deben ser multiempresa, permitir el envío masivo de remesas bancarias y tener conexión directa con SILTRA/Sistema RED. Sin embargo, para la mayoría de las PYMEs, contratar una licencia de software y formar a personal interno resulta más costoso que subcontratar el servicio completo.
En Billeo no solo te facilitamos el conocimiento sobre cómo hacer una nómina de forma conceptual; nuestro equipo de asesores laborales asume la confección de nóminas, altas y bajas en la Seguridad Social y la presentación de impuestos para que te centres en tu negocio.
Preguntas frecuentes sobre nóminas
Las 9 dudas más comunes sobre cómo hacer una nómina en España 2026 y la normativa aplicable.
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