Plantilla de nómina PDF para rellenar gratis

Guía Definitiva 2026: Cómo rellenar y entender una nómina paso a paso

El recibo de salarios o nómina es un documento oficial y obligatorio que la empresa debe entregar al trabajador en cada periodo de pago. No solo sirve como justificante de que se ha abonado el salario, sino que desglosa detalladamente de dónde sale esa cantidad: qué conceptos componen el salario bruto (devengos) y qué cantidades se descuentan para pagar a la Seguridad Social y a Hacienda (deducciones). En 2026, la estructura básica se mantiene, pero hay que prestar atención a las actualizaciones en las bases de cotización y al Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI).

1. El Encabezado: Datos de la Empresa y del Trabajador

La parte superior de cualquier plantilla de nómina debe identificar claramente a ambas partes del contrato laboral.

Por parte de la empresa, es obligatorio incluir:

• El nombre legal de la empresa o del autónomo empleador.
• El domicilio social completo.
• El NIF (Número de Identificación Fiscal) o CIF.
• El Código de Cuenta de Cotización (CCC) a la Seguridad Social.

Por parte del trabajador, se requiere:

• Nombre y apellidos.
• NIF o NIE.
• Número de Afiliación a la Seguridad Social (NAF).
• La categoría o grupo profesional: define el rol y las funciones del empleado según el convenio colectivo aplicable.
• El grupo de cotización: es un número del 1 al 11 que marca las bases mínimas y máximas por las que la empresa debe cotizar a la Seguridad Social.
• La fecha de antigüedad (cuándo empezó a trabajar en la empresa).

2. El Periodo de Liquidación

Justo debajo de los datos identificativos, se indica el periodo que se está pagando. Suele ser un mes natural (ej: del 1 al 31 de mayo de 2026).

¡Atención al número de días! Para trabajadores que cobran por días (salario diario), se pondrá el número exacto de días del mes (28, 29, 30 o 31). Sin embargo, en la inmensa mayoría de convenios (salario mensual), siempre se pone 30 días, sin importar cuántos días tenga el mes real.

3. Devengos: El Salario Bruto

Los devengos son todas las cantidades, en bruto, que percibe el trabajador. La suma de todos los devengos conforma el Total Devengado (lo que comúnmente llamamos Salario Bruto). Los devengos se dividen en dos grandes bloques:

Devengos Salariales (Cotizan a la Seguridad Social)

• Salario base: Es la retribución fija pactada por convenio colectivo o por contrato.
• Complementos salariales: Pueden ser por circunstancias personales (antigüedad, idiomas), por el puesto de trabajo (peligrosidad, nocturnidad) o por resultados (bonus, primas de productividad).
• Horas extraordinarias: Remuneración por el tiempo trabajado más allá de la jornada ordinaria.
• Pagas extraordinarias: En España, el Estatuto de los Trabajadores garantiza al menos dos pagas extra al año. Si se cobran mes a mes, se incluirán aquí bajo el concepto de "prorrata de pagas extra".
• Salario en especie: Retribuciones no dinerarias como el uso de un coche de empresa, seguro médico privado o tickets restaurante.

Devengos No Salariales (Pueden estar exentos)

Son cantidades que no retribuyen el trabajo en sí, sino que compensan gastos que el trabajador ha tenido para poder trabajar. Ejemplos: dietas, kilometraje, plus de transporte, indemnizaciones por despido o prestaciones de la Seguridad Social (como el pago durante una baja médica por incapacidad temporal). Dependiendo de los límites legales, muchas de estas partidas no tributan en IRPF ni cotizan a la Seguridad Social.

4. Deducciones: Las Retenciones y Cotizaciones

Las deducciones son las cantidades que la empresa resta del salario bruto para ingresarlas en nombre del trabajador a la Administración Pública. Como empleador, tú eres un mero recaudador en este paso. Se dividen en Cotizaciones a la Seguridad Social y Retenciones de IRPF.

A) Aportaciones del Trabajador a la Seguridad Social

Sobre la base de cotización, se aplican los siguientes porcentajes que el trabajador debe pagar en 2026:

• Contingencias Comunes (4,7%): Destinado a cubrir bajas por enfermedad común, jubilación, viudedad, etc.
• Desempleo: Para cubrir el paro. Si el contrato es indefinido, es un 1,55%. Si el contrato es temporal, es un 1,60%.
• Formación Profesional (0,10%): Para financiar cursos de formación.
• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): En 2026, el MEI total es del 0,80% para nutrir la hucha de las pensiones, de los cuales la empresa asume el 0,67% y el trabajador paga el 0,13%.
• Horas extraordinarias: Si son por fuerza mayor, tributan al 2%. El resto tributa al 4,7%.

B) Retención a cuenta del IRPF

Es el anticipo que el trabajador hace a Hacienda. El porcentaje no es fijo; la empresa debe calcularlo a principios de año rellenando el Modelo 145 con los datos familiares del empleado (estado civil, hijos a cargo, grado de discapacidad) y proyectando sus ingresos anuales. A mayor salario, mayor porcentaje de retención de IRPF.

Nota: Si el trabajador tiene un contrato temporal de duración inferior al año, el mínimo legal de retención a aplicar es el 2%.

5. Líquido a Percibir: El Salario Neto

Es la cifra más esperada en la nómina. Se calcula de forma muy sencilla:

Esta es la cantidad exacta que la empresa debe transferir a la cuenta bancaria del empleado.

6. El Pie de la Nómina: Las Bases de Cotización

Al final de todo modelo de nómina se encuentra un cajetín muy importante donde se reflejan las Bases de Cotización. Aquí no se suma ni se resta dinero de la nómina de ese mes, es una sección informativa que detalla la cantidad sobre la cual se han aplicado los porcentajes de la Seguridad Social y lo que la empresa aporta "en la sombra" por ese trabajador (Cuota Patronal).

Las bases principales son:

• Base de Cotización por Contingencias Comunes (BCCC): Salario base + complementos cotizables + la parte proporcional (prorrata) de las pagas extras. Es vital: de esta base dependerá la pensión de jubilación o lo que cobre el trabajador si cae de baja por enfermedad.
• Base de Cotización por Contingencias Profesionales (BCCP): Es la BCCC más las horas extras. Sirve para calcular la prestación por accidente de trabajo y por desempleo.
• Base sujeta a retención del IRPF: Normalmente coincide con el Salario Bruto, excluyendo aquellos conceptos exentos de tributar (como dietas hasta ciertos límites o indemnizaciones legales por despido).

Descarga nuestra plantilla de Nómina Rellenable (Modelo 2026)

Si tienes un negocio pequeño o necesitas emitir un recibo de salarios puntual, un modelo de nómina en Excel o un generador de nóminas en PDF como el que ofrecemos en Billeo es tu mejor opción.

Con nuestra plantilla interactiva superior, solo necesitas introducir el salario base y el IRPF. La calculadora aplicará automáticamente los porcentajes de la Seguridad Social de 2026 (incluyendo el MEI) y te entregará un PDF oficial listo para descargar, imprimir y firmar.