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Respuesta directa: Para crear una nómina online debes registrar los devengos y aplicar las cotizaciones, la retención de IRPF y las demás deducciones que correspondan. Introduce los datos para generar un borrador en PDF y revísalo con el convenio, el contrato y la normativa aplicable.
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Guía completa 2026
¿Cómo se hace una nómina en España en 2026? Normativa y cálculo.
Confeccionar una nómina en España en 2026 requiere precisión técnica, el cumplimiento estricto del Estatuto de los Trabajadores y la aplicación de los tipos impositivos y de cotización aprobados por la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y la Agencia Tributaria (AEAT). Esta guía detallada te proporcionará la información necesaria para comprender cada sección de una nómina, desde los datos de cabecera hasta el cálculo neto final.
El recibo individual de salarios (nombre oficial de la nómina) es el justificante de pago que la empresa entrega al trabajador para acreditar la contraprestación económica percibida por sus servicios. Este documento tiene un formato estandarizado según el modelo oficial aprobado por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, garantizando la transparencia de las cantidades abonadas y de las aportaciones realizadas tanto al fisco como a la seguridad social.
¿Qué campos tiene una nómina? Estructura del documento
Una nómina reglamentaria está dividida en bloques bien diferenciados que recogen información identificativa, ingresos brutos, retenciones legales y el importe final transferido al banco. Comprender estos bloques es vital para asegurar que la nómina cumple con el modelo oficial del BOE:
| Bloque de la Nómina | Campos Principales | Requisitos Legales y Función |
|---|---|---|
| 1. Cabecera Identificativa | Razón social, Domicilio, CIF, CCC (Código de Cuenta de Cotización), Nombre del trabajador, NIF, Número de Afiliación (NAF), Grupo Profesional, Fecha de Antigüedad. | Identifica de forma unívoca a ambas partes de la relación laboral ante Hacienda y la Inspección de Trabajo. La antigüedad define el cálculo de pluses e indemnizaciones. |
| 2. Periodo de Liquidación | Mes de liquidación, Año correspondiente, Fecha de inicio y fin (ej. del 1 al 30), Total de días naturales o laborables. | Define el lapso temporal por el que se remunera. Generalmente se calcula sobre 30 días mensuales para personal mensual o días naturales del mes correspondiente. |
| 3. Devengos (Ingresos) | Salario base, Plus de convenio, Antigüedad, Horas extraordinarias, Pagas extra prorrateadas o separadas, Salario en especie, Plus de transporte, Dietas. | Suma de todos los conceptos brutos que el trabajador percibe. Se divide en percepciones salariales (cotizan) y no salariales (con exenciones específicas). |
| 4. Deducciones (Gastos) | Cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social (contingencias comunes, desempleo, formación profesional, MEI), Retención a cuenta de IRPF, Anticipos, Valor de la especie. | Conceptos que se restan del salario bruto. El IRPF es un pago a cuenta y la aportación ordinaria del trabajador con contrato indefinido suma normalmente un 6,50% en 2026. |
| 5. Bases de Cotización | Base de Contingencias Comunes, Base de Contingencias Profesionales (AT y EP), Base de Retención de IRPF. | Sección en el pie de página de la nómina. Son las cantidades sobre las que se aplican los porcentajes de retención y cotización. |
| 6. Líquido a Percibir | Total Devengado − Total a Deducir | El salario neto que ingresará de forma efectiva en la cuenta bancaria del trabajador a fin de mes. |
* Nota: En 2026 es obligatorio que las retribuciones en especie (como seguro médico o vehículo de empresa) se declaren de forma diferenciada dentro de los devengos, sumándose a la base y posteriormente deduciéndose para que no distorsionen el líquido neto a percibir.
Cómo calcular deducciones en la nómina con ejemplos
Las deducciones en nómina en España son las aportaciones obligatorias que realiza el trabajador para el sostenimiento del sistema de pensiones y el sistema fiscal. Se calculan aplicando porcentajes específicos sobre las bases de cotización acumuladas en el mes:
1. Tipos de cotización del trabajador (Seguridad Social)
En 2026, los trabajadores por cuenta ajena con contrato indefinido aportan los siguientes porcentajes:
- Contingencias Comunes: 4,70% (cubre jubilación, bajas médicas e incapacidad temporal).
- Desempleo: 1,55% (financia la prestación por desempleo acumulada).
- Formación Profesional: 0,10% (dedicado al reciclaje formativo del empleado).
- Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): 0,15% a cargo del trabajador en 2026.
- Total Seguridad Social Trabajador: 6,50% en un contrato indefinido ordinario, sin conceptos adicionales.
2. Retención del IRPF (Agencia Tributaria)
El IRPF no es un porcentaje fijo. La retención depende de la retribución anual prevista y de las circunstancias personales y familiares comunicadas por el trabajador. Comprueba el resultado con el servicio oficial de cálculo de retenciones de la AEAT.
Ejemplo Práctico de Cálculo
Imaginemos un trabajador contratado de forma indefinida con un salario bruto mensual de 2.000,00 € y 12 pagas anuales (las pagas extra ya prorrateadas mensualmente). Supongamos que, tras evaluar su situación familiar con el algoritmo de la AEAT, le corresponde una retención de IRPF del 12%:
En este ejemplo, el coste bruto del empleado para la empresa no es solo de 2.000€, sino que la empresa deberá pagar un 31-33% adicional de Seguridad Social empresarial (Contingencias comunes de la empresa, accidentes de trabajo, FOGASA y desempleo patronal), ascendiendo el coste total aproximado a 2.640€ al mes.
Fuente: Orden PJC/297/2026 (BOE). Los tipos pueden variar según el contrato y los conceptos incluidos.
Cómo exportar la nómina a PDF
Nuestro generador te permite obtener un archivo digital formateado según el modelo oficial del Ministerio de Empleo en España en un par de clics:
Completa los datos
Rellena la cabecera identificativa del empleador y el trabajador con sus identificadores oficiales (NIF, CIF, NAF, CCC).
Introduce los importes
Indica el salario base, complementos salariales y las deducciones aplicadas. El neto se recalcula de forma automática.
Descarga el PDF
Haz clic en "Generar PDF" para descargar el borrador. Revisa convenio, contrato, bases y deducciones antes de emitir la nómina definitiva.
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