Gestión de stock e inventario 2026.

Qué son las existencias según el Plan General Contable español

En contabilidad española, las existencias son todos los bienes que una empresa posee para ser vendidos en el curso ordinario de la actividad o que están en proceso de producción para dicha venta, así como los materiales que se consumen en el proceso productivo. Forman el Grupo 3 del Plan General Contable (PGC), aprobado por RD 1514/2007 (grandes empresas) y RD 1515/2007 (PGC PYMES).

Un comercio que compra y revende productos usa principalmente la cuenta 300 (mercaderías). Una empresa fabricante de muebles usa las cuentas 310 (madera, herrajes como materias primas), 330 (muebles en fabricación) y 350 (muebles terminados). Un restaurante usa la cuenta 328 (elementos y conjuntos incorporables) o 321 (materias auxiliares) para los ingredientes. Identificar correctamente la naturaleza del stock es el primer paso para una contabilidad rigurosa.

Las existencias son un activo corriente en el balance de situación, y su valoración correcta afecta directamente al resultado del ejercicio a través del coste de ventas: existencias iniciales + compras del ejercicio - existencias finales = coste de lo vendido (consumos).

Métodos de valoración de existencias: FIFO vs Coste Medio Ponderado

El PGC español admite dos métodos de asignación de costes a las salidas de existencias y al inventario final: el FIFO (Primera Entrada, Primera Salida) y el Coste Medio Ponderado (CMP). El LIFO (Última Entrada, Primera Salida) fue eliminado del PGC en la reforma de 2007 para aproximarse a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y no está admitido en España.

Ejemplo práctico con 100 unidades a 10€ (stock inicial) + 100 unidades a 15€ (compra nueva) y venta de 100 unidades:

• FIFO: se venden las 100 primeras unidades a 10€ → coste de ventas = 1.000€ → stock final = 100 unidades a 15€ (valor stock = 1.500€).
• CMP: coste medio = (100×10 + 100×15) / 200 = 12,50€ → coste de ventas = 100 × 12,50€ = 1.250€ → stock final = 100 unidades a 12,50€ (valor stock = 1.250€).
• LIFO (no permitido): se venderían las 100 más caras → coste de ventas = 1.500€ → stock final = 100 unidades a 10€ (valor stock = 1.000€).

El principio de uniformidad del PGC exige aplicar el mismo método en todos los ejercicios. Si una pyme cambia de FIFO a CMP, debe justificarlo en la memoria de las cuentas anuales explicando que el cambio mejora la imagen fiel y cuantificando el efecto del cambio en el resultado.

En la mayoría de pymes españolas con stock de artículos fungibles (donde las unidades son intercambiables y no identificables individualmente), el Coste Medio Ponderado es el método más práctico y el más habitual. Para pymes con artículos identificables individualmente (vehículos, maquinaria, joyas), puede usarse el método de precio de adquisición o coste de producción individual.

Impacto de la valoración de existencias en el Impuesto de Sociedades

La valoración del stock final del ejercicio tiene un impacto directo y significativo sobre el resultado contable y, por tanto, sobre la base imponible del Impuesto sobre Sociedades. La relación es la siguiente: cuanto mayor sea el valor del inventario final, menor será el coste de ventas del ejercicio, y mayor será el beneficio (y viceversa).

En periodos de inflación o de aumento de precios de compra:

• FIFO → stock final valorado a los precios más recientes (más altos) → menor coste de ventas → mayor beneficio → mayor IS.
• CMP → stock final a precio medio → coste de ventas y beneficio intermedios → IS intermedio.
• LIFO (no permitido) → stock final valorado a precios antiguos (más bajos) → mayor coste de ventas → menor beneficio → menor IS (por eso fue prohibido: era un diferimiento fiscal).

La elección del método es una decisión de política contable que no puede hacerse con el único objetivo de minimizar el IS (eso sería abuso de derecho), sino que debe responder a la realidad del flujo de existencias del negocio. Sin embargo, en la práctica, el método elegido sí tiene consecuencias fiscales que hay que conocer.

Otro aspecto relevante para el IS son los ajustes extracontables: si un deterioro de existencias se registra contablemente pero Hacienda considera que no está suficientemente justificado, puede hacer un ajuste positivo a la base imponible eliminando ese gasto. Por eso es importante documentar bien los deterioros.

Deterioro de existencias obsoletas o dañadas: registro contable y deducción fiscal

El deterioro de valor de existencias (cuenta 390 del PGC) se registra cuando el valor neto realizable de las existencias es inferior a su coste de adquisición o producción. El valor neto realizable es el precio de venta estimado menos los costes necesarios para completar la producción y vender el producto.

Las situaciones más comunes que generan deterioro en pymes:

• Productos obsoletos (tecnología antigua, modelos descatalogados, ropa de temporadas pasadas).
• Productos con fecha de caducidad próxima o vencida.
• Existencias dañadas por accidente, humedad, plagas u otras causas.
• Caída de precios de mercado por debajo del coste (commodities, electrónica).
• Stock mínimo que no se rotará en el plazo normal de ventas.
• Existencias de clientes en concurso de acreedores que ya no pedirán.

El registro contable es:

1. Al registrar el deterioro: Debe: 693 (Pérdidas por deterioro de existencias) / Haber: 390 (Deterioro de valor de mercaderías). El importe es la diferencia entre el coste contable y el valor neto realizable.
2. Al cierre del ejercicio siguiente: Se revisa el deterioro. Si el valor neto realizable ha subido (producto que volvió a tener demanda), se revierte el deterioro: Debe: 390 / Haber: 793 (Reversión del deterioro). El PGC prohíbe que el deterioro sea superior a la pérdida real ni que lleve el valor por encima del coste original.
3. Al dar de baja las existencias: Cuando el producto se destruye, devuelve o da de baja definitivamente: Debe: 390 (deterioro acumulado) + Debe: importe no deteriorado / Haber: 300 (mercaderías) o cuenta de existencias correspondiente.

Fiscalmente, el deterioro de existencias es deducible en el IS en el ejercicio en que se registra, siempre que esté correctamente justificado. La Agencia Tributaria puede cuestionar deterioros excesivos o no documentados. La documentación recomendada incluye: informe de valoración, fotos del producto en mal estado, comparativa de precios de mercado, comunicación del proveedor sobre descatalogación, o carta de destrucción si se destruyen físicamente.

Inventario físico al cierre del ejercicio: obligación y proceso

El inventario físico es el recuento real de las unidades de stock en el almacén o punto de venta, realizado al menos una vez al año, normalmente al cierre del ejercicio contable (31 de diciembre). Es obligatorio para todas las empresas según el art. 28 del Código de Comercio, que exige elaborar un inventario al inicio de la actividad y al final de cada ejercicio.

El proceso de inventario físico en una pyme debe seguir estos pasos:

1. Preparación: Definir la fecha del recuento (normalmente justo antes del cierre, cuando el movimiento es mínimo), organizar el almacén por referencias, preparar las hojas de recuento, designar quién cuenta y quién anota, y si es posible, paralizar momentáneamente entradas y salidas durante el recuento.
2. Recuento físico: Contar físicamente todas las unidades de cada referencia. Usar lotes de dos personas: una cuenta, otra anota. En almacenes grandes o con muchas referencias, puede hacerse por zonas en días consecutivos.
3. Registro: Registrar el resultado del recuento físico por referencia, comparar con el sistema informático (inventario perpetuo) y detectar diferencias.
4. Análisis de diferencias: Para cada diferencia, investigar la causa: merma normal del proceso productivo o venta (si es proporcional al volumen de negocio, generalmente aceptable), robo o extravío (gasto extraordinario), error de recuento o administrativo (corrección del sistema), deterioro no registrado (registrar el deterioro).
5. Cierre contable: Ajustar la contabilidad para reflejar el inventario físico real. Las diferencias de inventario se registran como ingreso (si el físico es mayor que el contable: existencias ocultas que aparecen) o como gasto (si el físico es menor: pérdidas de inventario).

Las diferencias de inventario negativas no justificadas (el físico tiene menos stock del que debería según la contabilidad) son un punto de atención de la AEAT: pueden indicar ventas no declaradas. Si Hacienda detecta pérdidas de inventario sistemáticas y desproporcionadas sin justificación, puede presumir que corresponden a ventas en negro y regularizar el IS e IVA correspondiente.

Se recomienda guardar las hojas de recuento del inventario físico durante al menos 4 años (plazo de prescripción fiscal) y, preferiblemente, 6 años (plazo mercantil).

IVA en la compra de existencias: deducción, prorrata y regularización

El IVA soportado en la compra de existencias es, en general, un impuesto neutro para la empresa: se deduce íntegramente en la declaración periódica del Modelo 303, sin que afecte al coste de la mercancía. Sin embargo, hay situaciones en las que el IVA soportado no es totalmente deducible y debe incorporarse al coste de adquisición de las existencias:

• Prorrata de IVA: si la empresa realiza operaciones sujetas y exentas (sin derecho a deducción), la prorrata determina qué porcentaje del IVA soportado puede deducirse. El resto se incorpora al coste de la existencia.
• Operaciones exentas sin derecho a deducción (seguros, servicios financieros, arrendamientos de vivienda): el IVA soportado no es deducible y es mayor coste.
• Bienes con exclusión de deducción por destino mixto privado-empresarial: el IVA no deducible se activa como coste.
• Rectificación de deducciones: si la AEAT impugna una deducción, el IVA no admitido puede ser gasto fiscalmente deducible en IS.

La regularización anual de la prorrata es un proceso que se realiza en la última declaración del año (Modelo 303 del cuarto trimestre o diciembre): se compara la prorrata provisional (la aplicada durante el año) con la prorrata definitiva (calculada con los datos reales de operaciones del año completo). Si difieren, hay que ajustar el IVA deducido y, en consecuencia, el coste de las existencias puede verse modificado retroactivamente.

El devengo del IVA en existencias se produce en el momento de la puesta a disposición del comprador (entrega de bienes), no en el momento del cobro. Para compras a crédito, el IVA soportado es deducible en el período en que se recibe la factura, aunque no se haya pagado. Para ventas a crédito, el IVA repercutido debe declararse aunque no se haya cobrado (salvo criterio de caja).

Software de gestión de stock para pymes: qué debe tener

Un software de gestión de stock eficaz para pymes debe cubrir estas funciones y, a ser posible, estar integrado con el software de contabilidad para evitar doble entrada de datos y reducir errores:

• Inventario perpetuo en tiempo real: actualización automática del stock con cada entrada (compra, devolución) y salida (venta, consumo interno).
• Métodos de valoración FIFO y CMP implementados: el software debe calcular automáticamente el coste de cada salida según el método elegido.
• Gestión de múltiples almacenes y ubicaciones (si la pyme tiene más de un punto de almacenamiento).
• Alertas de stock mínimo: aviso cuando una referencia cae por debajo del nivel de reposición definido.
• Trazabilidad por lote y número de serie: especialmente importante en alimentación (trazabilidad sanitaria), farmacia e industria.
• Exportación contable: integración con el software de contabilidad para registrar automáticamente los asientos de compras, ventas y variación de existencias.
• Generación de listados para el inventario físico: impresión de hojas de recuento por almacén y referencia.
• Informes de rotación de stock, stock obsoleto y valoración del inventario.

En España, los softwares de gestión más habituales en pymes son: Holded, Sage, Odoo (open source), A3 Software, Contasol, Factusol (gratuito básico), y para retailers, sistemas de TPV integrados con gestión de stock (PaynoPain, iZettle, Square). Desde julio de 2026, el Verifactu es obligatorio para la facturación y debe integrarse con el software de stock para que las facturas de venta actualicen automáticamente el inventario.

La integración entre el software de stock y el software de contabilidad es clave para la eficiencia: elimina la doble entrada manual, reduce errores y garantiza que la contabilidad refleje en todo momento el inventario real del negocio. Billeo trabaja con diversas plataformas y puede orientarte en la elección del software más adecuado para tu pyme.

Qué revisa Hacienda en una inspección de existencias de una pyme

La Agencia Tributaria presta especial atención a las existencias en las inspecciones de pymes comerciales e industriales, porque son una de las vías habituales para ocultar ventas o inflar gastos. Estos son los principales puntos de revisión:

1. Consistencia entre inventario físico y contable: Si el inventario contable final es significativamente mayor que el que debería existir según las compras y ventas declaradas, Hacienda presume ingresos no declarados (ventas en negro que no redujeron el stock). Si el inventario físico es menor, puede presumir compras ficticias (facturas falsas para inflar el gasto).
2. Método de valoración y consistencia interanual: El inspector verificará que el método (FIFO o CMP) es el declarado en la memoria de cuentas anuales y que se aplica consistentemente año tras año. Un cambio de método sin justificación en la memoria es una señal de alerta.
3. Justificación de deterioros de existencias: Los deterioros son un gasto fiscalmente deducible y Hacienda los revisa con detalle. Se pedirá documentación: tasación, comparativa de precios, fotos, actas de destrucción. Un deterioro masivo sin documentación puede ser rechazado y regularizado.
4. Compras sin factura o con factura irregular: Si hay entradas de stock sin factura de compra, el inspector presumirá que son compras en economía sumergida. Las facturas deben ser completas, con NIF de proveedor y descripción detallada de la mercancía.
5. Mermas excesivas: Las mermas normales del proceso son aceptables y la AEAT tiene criterios sectoriales. Mermas superiores a las normales del sector sin justificación (ej. restaurante con merma del 40% en bebidas) generan sospechas.
6. Stock de seguridad desproporcionado: Si la pyme declara un volumen de stock final muy superior a lo que necesitaría según su rotación habitual, puede indicar sobreestimación del stock para inflar el activo o infravalorar los costes.

La mejor protección ante una inspección de existencias es mantener una contabilidad de stock rigurosa: método de valoración documentado, inventario físico anual con hojas firmadas, deterioros con justificación escrita y conciliación perfecta entre el sistema de gestión de stock y la contabilidad. Billeo hace esta gestión contable para pymes desde 159€/mes más IVA.

Billeo: contabilidad de existencias e inventario para pymes desde 159€/mes más IVA

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Lo que incluye el servicio de contabilidad de Billeo para pymes con stock:

• Registro contable de compras de existencias con el método de valoración elegido (FIFO o CMP).
• Asientos de variación de existencias al cierre del ejercicio.
• Registro y justificación de deterioros de existencias obsoletas o dañadas.
• Conciliación entre el sistema de gestión de stock y la contabilidad.
• Presentación del Impuesto de Sociedades (Modelo 200) con la valoración correcta del inventario.
• IVA trimestral y regularización anual de prorrata si aplica.
• Asesor contable personal por WhatsApp incluido.
• Sin permanencia: baja cuando quieras.

Si tienes una pyme con stock y quieres que la gestión contable e inventario de tus existencias esté en manos profesionales y cumpla con el PGC y la Agencia Tributaria, contacta con Billeo para una consulta gratuita.