Gestión de stock e inventario 2026.

Qué son las existencias según el Plan General Contable español

En contabilidad española, las existencias son todos los bienes que una empresa posee para ser vendidos en el curso ordinario de la actividad o que están en proceso de producción para dicha venta, así como los materiales que se consumen en el proceso productivo. Forman el Grupo 3 del Plan General Contable (PGC), aprobado por RD 1514/2007 (grandes empresas) y RD 1515/2007 (PGC PYMES).

Un comercio que compra y revende productos usa principalmente la cuenta 300 (mercaderías). Una empresa fabricante de muebles usa las cuentas 310 (madera, herrajes como materias primas), 330 (muebles en fabricación) y 350 (muebles terminados). Un restaurante usa la cuenta 328 (elementos y conjuntos incorporables) o 321 (materias auxiliares) para los ingredientes. Identificar correctamente la naturaleza del stock es el primer paso para una contabilidad rigurosa.

Las existencias son un activo corriente en el balance de situación, y su valoración correcta afecta directamente al resultado del ejercicio a través del coste de ventas: existencias iniciales + compras del ejercicio - existencias finales = coste de lo vendido (consumos).

Métodos de valoración de existencias: FIFO vs Coste Medio Ponderado

El PGC español admite dos métodos de asignación de costes a las salidas de existencias y al inventario final: el FIFO (Primera Entrada, Primera Salida) y el Coste Medio Ponderado (CMP). El LIFO (Última Entrada, Primera Salida) fue eliminado del PGC en la reforma de 2007 para aproximarse a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y no está admitido en España.

Ejemplo práctico con 100 unidades a 10€ (stock inicial) + 100 unidades a 15€ (compra nueva) y venta de 100 unidades:

• FIFO: se venden las 100 primeras unidades a 10€ → coste de ventas = 1.000€ → stock final = 100 unidades a 15€ (valor stock = 1.500€).
• CMP: coste medio = (100×10 + 100×15) / 200 = 12,50€ → coste de ventas = 100 × 12,50€ = 1.250€ → stock final = 100 unidades a 12,50€ (valor stock = 1.250€).
• LIFO (no permitido): se venderían las 100 más caras → coste de ventas = 1.500€ → stock final = 100 unidades a 10€ (valor stock = 1.000€).

El principio de uniformidad del PGC exige aplicar el mismo método en todos los ejercicios. Si una pyme cambia de FIFO a CMP, debe justificarlo en la memoria de las cuentas anuales explicando que el cambio mejora la imagen fiel y cuantificando el efecto del cambio en el resultado.

En la mayoría de pymes españolas con stock de artículos fungibles (donde las unidades son intercambiables y no identificables individualmente), el Coste Medio Ponderado es el método más práctico y el más habitual. Para pymes con artículos identificables individualmente (vehículos, maquinaria, joyas), puede usarse el método de precio de adquisición o coste de producción individual.

Impacto de la valoración de existencias en el Impuesto de Sociedades

La valoración del stock final del ejercicio tiene un impacto directo y significativo sobre el resultado contable y, por tanto, sobre la base imponible del Impuesto sobre Sociedades. La relación es la siguiente: cuanto mayor sea el valor del inventario final, menor será el coste de ventas del ejercicio, y mayor será el beneficio (y viceversa).

En periodos de inflación o de aumento de precios de compra:

• FIFO → stock final valorado a los precios más recientes (más altos) → menor coste de ventas → mayor beneficio → mayor IS.
• CMP → stock final a precio medio → coste de ventas y beneficio intermedios → IS intermedio.
• LIFO (no permitido) → stock final valorado a precios antiguos (más bajos) → mayor coste de ventas → menor beneficio → menor IS (por eso fue prohibido: era un diferimiento fiscal).

La elección del método es una decisión de política contable que no puede hacerse con el único objetivo de minimizar el IS (eso sería abuso de derecho), sino que debe responder a la realidad del flujo de existencias del negocio. Sin embargo, en la práctica, el método elegido sí tiene consecuencias fiscales que hay que conocer.

Otro aspecto relevante para el IS son los ajustes extracontables: si un deterioro de existencias se registra contablemente pero Hacienda considera que no está suficientemente justificado, puede hacer un ajuste positivo a la base imponible eliminando ese gasto. Por eso es importante documentar bien los deterioros.

Deterioro de existencias obsoletas o dañadas: registro contable y deducción fiscal

Las existencias no se amortizan como el inmovilizado: se registra un deterioro cuando su valor neto realizable es inferior al coste, según la norma de registro y valoración 10 del PGC. Debe justificarse la pérdida y revertirse si desaparecen sus causas. Su tratamiento fiscal exige comprobar la contabilización y las reglas del Impuesto sobre Sociedades; no basta con declarar una mercancía obsoleta sin pruebas.

La valoración exige comparar el coste con el valor neto realizable y conservar pruebas: estado del producto, precios de venta esperados, costes pendientes y documentación de obsolescencia o daños. La mera antigüedad de una mercancía no determina por sí sola un porcentaje fijo de pérdida.

En mercaderías, las cuentas 693 y 390 sirven para registrar la pérdida y su corrección valorativa conforme al cuadro de cuentas. Otros tipos de existencias tienen sus cuentas correspondientes. Al cierre siguiente deben revisarse las circunstancias y registrar la reversión que proceda, sin superar el coste que corresponda.

Inventario físico al cierre del ejercicio: obligación y proceso

El artículo 28 del Código de Comercio exige un inventario de cierre en el libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Los recuentos físicos y la conciliación con el registro contable permiten justificar las existencias y sus diferencias. No debe confundirse esa obligación documental con una regla universal que imponga un único método de recuento físico a todas las empresas.

Un procedimiento de control puede fijar fecha, responsables, instrucciones de recuento, identificación de referencias y control de movimientos. El objetivo es que el inventario de cierre esté soportado por información fiable y conciliada, no limitarse a ajustar una cifra para obtener un beneficio deseado.

• Documentar unidades, ubicación y estado de las existencias.
• Conciliar entradas, salidas y movimientos próximos al cierre.
• Investigar diferencias y conservar su justificación.
• Separar pérdidas físicas de deterioros de valor.
• Registrar los ajustes contables e impuestos que correspondan.

IVA en la compra de existencias: deducción, prorrata y regularización

El IVA soportado no deducible forma parte inicialmente del coste de adquisición de las existencias. Sin embargo, la regularización posterior por la prorrata definitiva no modifica esas valoraciones iniciales: se registra con arreglo a la norma de registro y valoración 12 del PGC, normalmente mediante los correspondientes ajustes de imposición indirecta en resultados.

La deducción del IVA de las compras depende de su destino y del derecho a deducir de la empresa, no simplemente de que los bienes se llamen existencias. Deben revisarse facturas, operaciones exentas, prorrata y otras limitaciones de la LIVA.

La norma de registro y valoración 12 distingue el IVA no recuperable que integra inicialmente el coste de los ajustes posteriores por prorrata definitiva. Recalcular retrospectivamente todas las existencias por esa regularización confunde ambos momentos.

Software de gestión de stock para pymes: qué debe tener

Un software de gestión de stock eficaz para pymes debe cubrir estas funciones y, a ser posible, estar integrado con el software de contabilidad para evitar doble entrada de datos y reducir errores:

• Inventario perpetuo en tiempo real: actualización automática del stock con cada entrada (compra, devolución) y salida (venta, consumo interno).
• Métodos de valoración FIFO y CMP implementados: el software debe calcular automáticamente el coste de cada salida según el método elegido.
• Gestión de múltiples almacenes y ubicaciones (si la pyme tiene más de un punto de almacenamiento).
• Alertas de stock mínimo: aviso cuando una referencia cae por debajo del nivel de reposición definido.
• Trazabilidad por lote y número de serie: especialmente importante en alimentación (trazabilidad sanitaria), farmacia e industria.
• Exportación contable: integración con el software de contabilidad para registrar automáticamente los asientos de compras, ventas y variación de existencias.
• Generación de listados para el inventario físico: impresión de hojas de recuento por almacén y referencia.
• Informes de rotación de stock, stock obsoleto y valoración del inventario.

En España, los softwares de gestión más habituales en pymes son: Holded, Sage, Odoo (open source), A3 Software, Contasol, Factusol (gratuito básico), y para retailers, sistemas de TPV integrados con gestión de stock (PaynoPain, iZettle, Square). Desde julio de 2027, el Verifactu es obligatorio para la facturación y debe integrarse con el software de stock para que las facturas de venta actualicen automáticamente el inventario.

La integración entre el software de stock y el software de contabilidad es clave para la eficiencia: elimina la doble entrada manual, reduce errores y garantiza que la contabilidad refleje en todo momento el inventario real del negocio. Billeo trabaja con diversas plataformas y puede orientarte en la elección del software más adecuado para tu pyme.

Qué revisa Hacienda en una inspección de existencias de una pyme

La Agencia Tributaria presta especial atención a las existencias en las inspecciones de pymes comerciales e industriales, porque son una de las vías habituales para ocultar ventas o inflar gastos. Estos son los principales puntos de revisión:

1. Consistencia entre inventario físico y contable: Si el inventario contable final es significativamente mayor que el que debería existir según las compras y ventas declaradas, Hacienda presume ingresos no declarados (ventas en negro que no redujeron el stock). Si el inventario físico es menor, puede presumir compras ficticias (facturas falsas para inflar el gasto).
2. Método de valoración y consistencia interanual: El inspector verificará que el método (FIFO o CMP) es el declarado en la memoria de cuentas anuales y que se aplica consistentemente año tras año. Un cambio de método sin justificación en la memoria es una señal de alerta.
3. Justificación de deterioros de existencias: Los deterioros son un gasto fiscalmente deducible y Hacienda los revisa con detalle. Se pedirá documentación: tasación, comparativa de precios, fotos, actas de destrucción. Un deterioro masivo sin documentación puede ser rechazado y regularizado.
4. Compras sin factura o con factura irregular: Si hay entradas de stock sin factura de compra, el inspector presumirá que son compras en economía sumergida. Las facturas deben ser completas, con NIF de proveedor y descripción detallada de la mercancía.
5. Mermas excesivas: Las mermas normales del proceso son aceptables y la AEAT tiene criterios sectoriales. Mermas superiores a las normales del sector sin justificación (ej. restaurante con merma del 40% en bebidas) generan sospechas.
6. Stock de seguridad desproporcionado: Si la pyme declara un volumen de stock final muy superior a lo que necesitaría según su rotación habitual, puede indicar sobreestimación del stock para inflar el activo o infravalorar los costes.

La mejor protección ante una inspección de existencias es mantener una contabilidad de stock rigurosa: método de valoración documentado, inventario físico anual con hojas firmadas, deterioros con justificación escrita y conciliación perfecta entre el sistema de gestión de stock y la contabilidad. Billeo hace esta gestión contable para pymes desde 160 €/mes más IVA para sociedades con operativa sencilla.

Billeo: contabilidad de existencias e inventario para pymes desde 160 €/mes más IVA para sociedades con operativa sencilla

Billeo es una gestoría online especializada en pymes y autónomos con sede en España. Gestionamos la contabilidad completa de pymes con stock —incluyendo el tratamiento correcto de existencias según el PGC, los métodos de valoración, los deterioros y el inventario al cierre— desde 160€/mes más IVA.

Lo que incluye el servicio de contabilidad de Billeo para pymes con stock:

• Registro contable de compras de existencias con el método de valoración elegido (FIFO o CMP).
• Asientos de variación de existencias al cierre del ejercicio.
• Registro y justificación de deterioros de existencias obsoletas o dañadas.
• Conciliación entre el sistema de gestión de stock y la contabilidad.
• Presentación del Impuesto de Sociedades (Modelo 200) con la valoración correcta del inventario.
• IVA trimestral y regularización anual de prorrata si aplica.
• Asesor contable personal por WhatsApp incluido.
• cuota mensual: baja cuando quieras.

Si tienes una pyme con stock y quieres que la gestión contable e inventario de tus existencias esté en manos profesionales y cumpla con el PGC y la Agencia Tributaria, contacta con Billeo para una consulta gratuita.