Nóminas para autónomos con empleados 2026.

Obligaciones de un autónomo cuando contrata su primer empleado en 2026

Cuando un autónomo contrata empleados por primera vez, pasa de gestionar únicamente su propia situación fiscal a asumir un conjunto de responsabilidades adicionales como empleador. Las principales obligaciones del autónomo con trabajadores en 2026 son:

1. Inscripción como empresario en la Seguridad Social: si el autónomo aún no tiene código de cuenta de cotización (CCC) como empleador, debe solicitarlo ante la Seguridad Social antes de dar de alta al primer trabajador. Este trámite es previo a cualquier contratación.
2. Afiliación del trabajador en la Seguridad Social: el empleado debe quedar dado de alta en el Sistema de Seguridad Social antes de que empiece a trabajar. El alta tardía de un trabajador genera sanciones para el autónomo empleador.
3. Comunicación del contrato de trabajo al SEPE: el contrato de trabajo debe registrarse en el SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) en los 10 días hábiles siguientes a la firma. El SEPE publicará las condiciones del contrato.
4. Elaboración de nóminas mensuales: el autónomo con empleados debe preparar la nómina mensual de cada trabajador, descontando la retención IRPF y la cuota SS del trabajador.
5. Presentación del TC1 mensual de cuotas a la Seguridad Social: el autónomo paga mensualmente las cuotas empresariales y obreras de todos sus trabajadores.
6. Presentación del Modelo 111 trimestral de retenciones IRPF ante la AEAT.
7. Presentación del Modelo 190 anual (resumen de retenciones del año) ante la AEAT.

Además de estas obligaciones formales, el autónomo con empleados debe respetar las condiciones del convenio colectivo aplicable, la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (evaluación de riesgos y formación básica del trabajador) y el Estatuto de los Trabajadores en materia de jornada, vacaciones y descansos. Billeo gestiona todas las obligaciones laborales del autónomo con trabajadores desde 15€/empleado/mes.

Coste total de un empleado para el autónomo: más que el salario bruto

El error más común entre los autónomos con empleados es pensar que el coste de un trabajador es su salario bruto. El coste real es significativamente mayor, porque el autónomo empleador debe pagar además las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social, que en 2026 suponen aproximadamente el 30,1% del salario bruto del trabajador.

Ejemplo de coste real de un trabajador para el autónomo en 2026: empleado con salario bruto de 24.000€/año (2.000€ brutos/mes × 12, sin pagas extras prorrateadas).

• Salario bruto anual: 24.000€
• Cuota SS empresa (30,1%): 7.224€/año
• Coste total anual para el autónomo empleador: 31.224€
• Coste total mensual aproximado para el autónomo con empleados: 2.602€/mes
• El trabajador recibe líquido neto de aproximadamente 1.550-1.700€/mes (tras retención IRPF y cuota SS obrera).

Además del coste recurrente, el autónomo con empleados debe contemplar costes variables: horas extra, pluses de convenio, pagas extraordinarias (normalmente dos al año según el convenio colectivo, o prorrateadas mensualmente), y costes de contratación y extinción del contrato (indemnización por despido: 20 días/año para contrato indefinido con causas objetivas, 33 días/año si es improcedente). Billeo calcula el coste laboral exacto para cada nómina de autónomo con empleados.

Cómo hacer una nómina correcta para un empleado del autónomo

La nómina del trabajador es el recibo de salarios que el autónomo empleador debe entregar al trabajador mensualmente junto con el ingreso en cuenta del líquido a percibir. Una nómina correcta debe contener los siguientes elementos según el Estatuto de los Trabajadores y el RD 2064/1995:

1. Datos identificativos: nombre y apellidos del trabajador, NIF, número de afiliación a la Seguridad Social, nombre o razón social del autónomo empleador, código de cuenta de cotización (CCC), categoría profesional y convenio colectivo aplicable.
2. Periodo de liquidación de la nómina: mes y año al que corresponde la nómina.
3. Devengos (ingresos brutos del trabajador): salario base del convenio, complementos salariales (antigüedad, plus convenio, horas extra, comisiones), pagas extraordinarias si se pagan completas (no prorrateadas) y otros conceptos.
4. Deducciones (descuentos sobre el salario bruto): cuota obrera de Seguridad Social (6,35% contingencias comunes + 1,55% desempleo + 0,1% FP = 8% aproximado) y retención IRPF (porcentaje personalizado según Modelo 145 del trabajador).
5. Bases de cotización: base de cotización por contingencias comunes (salario bruto mensual incluyendo pagas prorrateadas, sin horas extra) y base de cotización por contingencias profesionales (incluye horas extra).
6. Líquido a percibir: salario bruto total menos deducciones = importe que ingresa el autónomo al trabajador en cuenta.
7. Firma del empresario (autónomo) y del trabajador, o en su defecto sello de la empresa.

Las nóminas del autónomo con empleados deben conservarse durante al menos 4 años (prescripción fiscal) y ponerse a disposición de la Inspección de Trabajo si se requieren. Es obligatorio entregar la nómina al trabajador en el momento del pago del salario, o en los días anteriores.

Billeo genera las nóminas de los empleados de autónomos según el convenio colectivo aplicable, calcula la retención IRPF correcta y genera el TC1 de Seguridad Social mensual. Si tienes empleados y quieres cambiar a una gestión más eficiente, consulta cómo cambiar de gestoría a Billeo.

Retención IRPF del trabajador: el Modelo 145 y cómo calcularla

La retención de IRPF que el autónomo empleador practica en cada nómina es el anticipo del IRPF del trabajador. El porcentaje de retención es personalizado: depende de la situación personal y familiar de cada trabajador (estado civil, número de hijos, discapacidad, otras rentas).

El trabajador comunica su situación personal al autónomo empleador mediante el Modelo 145 (comunicación de datos al pagador para calcular la retención IRPF). Si el trabajador no entrega el Modelo 145, el autónomo aplica el tipo de retención máximo (sin considerar circunstancias personales). El tipo de retención puede cambiarlo el trabajador en cualquier momento entregando un nuevo Modelo 145.

En la práctica, el porcentaje de retención IRPF para una nómina se calcula con la herramienta de la AEAT (calculadora de retenciones) teniendo en cuenta:

• Salario anual bruto del trabajador (incluidas pagas extras y complementos recurrentes).
• Estado civil y número de hijos menores de 25 años a cargo del trabajador.
• Discapacidad del trabajador o de familiares dependientes.
• Situación de viudedad o pensión compensatoria.
• Otras retribuciones de trabajo del empleado (segundo empleo, etc.).
• Cotizaciones SS del trabajador que se deducen de la base imponible del IRPF.

El importe total de las retenciones IRPF de todos los trabajadores del trimestre se declara en el Modelo 111 ante la AEAT en los primeros 20 días del mes siguiente al trimestre. El Modelo 111 es una obligación del autónomo con empleados aunque el importe sea cero (si hay trabajadores con retención cero). Billeo gestiona el cálculo de las retenciones y la presentación del Modelo 111 desde 15€/empleado/mes. Consulta también el plan de precios de Billeo para autónomos con empleados.

Convenio colectivo para empleados del autónomo: cuál aplica a tu actividad

El convenio colectivo es el acuerdo negociado entre los sindicatos y las asociaciones empresariales de un sector que establece las condiciones laborales mínimas para los trabajadores de ese sector: salario mínimo por categoría, pagas extraordinarias, jornada máxima, vacaciones, complementos, dietas y pluses. El autónomo con empleados debe aplicar el convenio colectivo de su sector aunque no esté asociado a ninguna patronal.

¿Cómo saber qué convenio colectivo aplica a los empleados de un autónomo? El convenio se determina en función del código CNAE de la actividad del autónomo. Puede ser:

• Convenio colectivo estatal del sector: aplica en toda España (por ejemplo, Convenio Colectivo Estatal de Industrias Cárnicas, de Comercio de Alimentación, de Servicios de Atención a las Personas, etc.).
• Convenio colectivo autonómico del sector: en algunas comunidades autónomas existen convenios sectoriales propios que son de aplicación preferente sobre el estatal (por ejemplo, Convenio de Hostelería de Madrid, Convenio del Metal de Cataluña).
• Convenio colectivo de empresa: negociado entre el autónomo (o su empresa) y sus propios trabajadores, si tiene suficiente volumen de empleados. Prevalece sobre el sectorial en algunas materias.

Los salarios del convenio colectivo deben revisarse anualmente. Si el convenio establece salarios inferiores al SMI (Salario Mínimo Interprofesional), el autónomo con empleados debe pagar como mínimo el SMI vigente en cada momento. En 2026 el SMI es de 1.184€/mes en 14 pagas (16.576€/año). Las nóminas de los empleados del autónomo que no respeten los mínimos del convenio colectivo pueden generar sanciones de la Inspección de Trabajo.

Billeo identifica el convenio colectivo aplicable a la actividad de cada autónomo con empleados y calcula las nóminas respetando los mínimos convencionales. También gestiona las actualizaciones salariales anuales del convenio para que las nóminas sean siempre correctas.

TC1: liquidación mensual de cuotas de Seguridad Social de los empleados del autónomo

El TC1 (boletín de cotización o liquidación de cuotas) es el documento que el autónomo con empleados utiliza para pagar mensualmente las cotizaciones a la Seguridad Social de todos sus trabajadores. Incluye tanto la cuota empresarial (a cargo del autónomo) como la cuota obrera (descontada de la nómina del trabajador y que el autónomo ingresa en nombre del empleado).

El TC1 de los empleados del autónomo debe presentarse y pagarse antes del último día hábil del mes siguiente al del devengo (por ejemplo, las cuotas de enero se pagan antes del último día hábil de febrero). La domiciliación bancaria del TC1 es la opción más cómoda para el autónomo con empleados: se carga automáticamente en cuenta el último día hábil del mes, sin necesidad de acudir a la Tesorería de la Seguridad Social.

¿Qué pasaría si un autónomo con empleados no presenta el TC1? La falta de pago de cuotas de Seguridad Social de los trabajadores genera recargos automáticos del 10% si se paga antes del mes siguiente al vencimiento, del 20% si se abona después, y puede derivar en responsabilidad solidaria del autónomo por las prestaciones de los trabajadores si estos quedan en situación de desprotección. Es una de las obligaciones más críticas del autónomo con empleados.

Billeo gestiona el TC1 y la domiciliación de las cuotas de Seguridad Social de todos los empleados del autónomo, junto con las nóminas mensuales, desde 15€/empleado/mes. Si quieres dar de alta a nuevos empleados, consulta cómo tramitar el alta en Seguridad Social como empresario con Billeo.

Modelo 111 y 190: retenciones IRPF de los empleados ante la AEAT

El Modelo 111 es la autoliquidación trimestral que el autónomo con empleados presenta ante la AEAT para ingresar las retenciones de IRPF practicadas en las nóminas del trimestre. El Modelo 111 también incluye las retenciones practicadas a profesionales (por ejemplo, si el autónomo ha pagado honorarios a un freelance con retención) y a los perceptores de premios y ganancias sujetas a retención.

Plazos del Modelo 111 para autónomos con empleados:

El Modelo 190 es el resumen anual de las retenciones e ingresos a cuenta de rendimientos del trabajo. Se presenta en enero del año siguiente (plazo hasta el 31 de enero) e incluye todos los perceptores de las nóminas del autónomo empleador: nombre, NIF, importe bruto percibido y retención IRPF de cada trabajador durante el año. El importe total del Modelo 190 debe cuadrar exactamente con la suma de los cuatro Modelos 111 presentados durante el año.

El Modelo 190 es especialmente importante para los empleados del autónomo porque es la fuente de información que usa la AEAT para precumplimentar la declaración de la renta de los trabajadores (renta web). Si el Modelo 190 tiene errores, el borrador de renta del trabajador será incorrecto. Billeo presenta el Modelo 111 y el 190 automáticamente para todos los autónomos con empleados que gestiona, coordinado con las nóminas y el TC1 de Seguridad Social.

Bonificaciones en la Seguridad Social por contratar empleados como autónomo

El autónomo con empleados puede beneficiarse de bonificaciones en las cuotas de Seguridad Social cuando contrata a trabajadores pertenecientes a determinados colectivos con dificultades de inserción laboral. Estas bonificaciones reducen directamente la cuota empresarial que el autónomo paga mensualmente por el trabajador, durante un periodo que va de 1 a 4 años según el colectivo.

Para acceder a las bonificaciones por contratar, el autónomo empleador debe estar al corriente de pagos con la Seguridad Social y la AEAT, y el contrato debe formalizarse correctamente comunicándolo al SEPE. Las bonificaciones no son automáticas: hay que identificarlas y aplicarlas correctamente en el TC1 mensual de Seguridad Social. Un error en la aplicación de la bonificación puede dar lugar a reclamaciones de la Seguridad Social.

Billeo identifica las bonificaciones disponibles en cada contratación del autónomo con empleados y las aplica correctamente en el TC1 mensual. Si estás considerando contratar tu primer empleado como autónomo, consulta también las ayudas y subvenciones para autónomos en 2026 que pueden complementar las bonificaciones de Seguridad Social.

Tipos de contratos de trabajo para empleados del autónomo en 2026

La reforma laboral de 2021 (Ley 32/2021) simplificó los tipos de contratos de trabajo disponibles para el autónomo con empleados. En 2026, los principales contratos son:

• Contrato indefinido ordinario: el contrato base, a jornada completa o parcial. Indemnización por despido: 20 días/año por causas objetivas (máx. 12 mensualidades) o 33 días/año si el despido es improcedente (máx. 24 mensualidades). La cuota SS empresa en desempleo es del 5,5%.
• Contrato indefinido a tiempo parcial: mismo régimen que el indefinido pero con jornada reducida. La cotización SS se calcula en proporción a la jornada. Las nóminas se prorratean según el porcentaje de jornada.
• Contrato temporal por circunstancias de la producción: para necesidades puntuales del autónomo con empleados (máximo 6 meses, prorrogables por convenio hasta 12 meses en un periodo de 18). La cuota SS en desempleo sube al 6,7%.
• Contrato de sustitución: para sustituir a un trabajador del autónomo con reserva del puesto de trabajo (baja maternal, excedencia, etc.). Duración máxima: la de la sustitución.
• Contrato de formación en alternancia: para jóvenes menores de 25 años. Coste SS muy reducido y posibles bonificaciones. El trabajador compagina el contrato con formación oficial.
• Contrato fijo-discontinuo: para actividades estacionales. El trabajador se activa y suspende según la temporada sin necesidad de finiquitar el contrato. Las nóminas se emiten solo durante los periodos activos.

La elección del tipo de contrato correcto es importante para el autónomo con empleados: un contrato inadecuado puede derivar en sanciones de la Inspección de Trabajo o en que el trabajador reclame la conversión en indefinido si se prorroga un temporal más allá de sus límites. Billeo asesora sobre el tipo de contrato más adecuado para cada situación del autónomo con trabajadores, desde 15€/empleado/mes. Consulta el plan de Billeo para empresas con empleados desde 159€/mes más IVA.