Facturas impagadas cómo cobrar en 2026.

Prevención de impagos: contratos, condiciones y anticipos

La mejor forma de gestionar una factura impagada es evitarla. Estas medidas preventivas reducen drásticamente el riesgo de impago en 2026:

1. Contrato firmado siempre: incluso para proyectos pequeños, un contrato que recoja el alcance del trabajo, el precio, las condiciones de pago y las penalizaciones por demora proporciona prueba documental ante un tribunal. La firma electrónica (DocuSign, Signaturit, HelloSign) es perfectamente válida en España.
2. Anticipo del 30-50% antes de comenzar el trabajo: cobrar un adelanto antes de iniciar reduce el riesgo porque el cliente tiene una inversión ya realizada. Para proyectos grandes, un esquema de pagos por hitos (30% inicio, 40% entrega parcial, 30% entrega final) distribuye el riesgo.
3. Factura proforma previa: emitir una factura proforma antes de la definitiva permite al cliente revisar el importe y confirmar su acuerdo antes de que la factura sea exigible. Un cliente que aprueba la proforma difícilmente puede disputar después el importe de la factura real.
4. Condiciones de pago claras en el contrato: fecha exacta de vencimiento (no 'a 30 días', sino '30 días naturales desde la fecha de factura'), método de pago aceptado (transferencia bancaria, tarjeta), penalización por demora (interés legal del BCE + 8 puntos, como establece la Ley 3/2004), y cláusula de reserva de dominio si se entregan bienes.
5. Análisis de solvencia previo para nuevos clientes: para contratos de importes elevados, solicitar un informe de solvencia (Informa D&B, Axesor) antes de empezar reduce el riesgo de trabajar con empresas en dificultades financieras.
6. Verificación periódica de la antigüedad de saldos: controla mensualmente qué facturas tienen más de 30, 60 y 90 días de antigüedad. Cuanto más tiempo pasa, más difícil es cobrar.

En Billeo ayudamos a los autónomos a configurar sus condiciones de pago y a emitir facturas legalmente correctas que faciliten el cobro y la reclamación en caso de impago.

Ley 3/2004 de morosidad: plazos legales de pago en España en 2026

La Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (transposición de la Directiva europea 2011/7/UE) fija los plazos máximos de pago entre empresas y entre empresas y la Administración en España:

Si el contrato no estipula un plazo de pago, el plazo legal de 30 días comienza automáticamente desde la recepción de la factura o desde la recepción de los bienes o la prestación del servicio (lo que sea posterior). El incumplimiento del plazo genera automáticamente el derecho a cobrar el interés de demora de la Ley 3/2004 (tipo de referencia del BCE + 8 puntos porcentuales), así como una indemnización fija por costes de cobro de 40€ por factura impagada.

En 2026, el tipo de interés de referencia del BCE es del 2,5% (revisado semestralmente — enero y julio). El interés de demora aplicable en el primer semestre de 2026 es del 2,5% + 8 = 10,5% anual. Este interés se aplica automáticamente desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de requerimiento previo.

Paso 1: recordatorio amistoso por WhatsApp o email

El primer paso ante una factura impagada es siempre el recordatorio amistoso. Muchos impagos son simples descuidos administrativos o problemas puntuales de tesorería del cliente que se resuelven con un simple recordatorio.

El recordatorio amistoso debe hacerse el mismo día de vencimiento o al día siguiente. Un ejemplo de mensaje efectivo:

"Hola [nombre], te escribo porque la factura nº [XXX] de [importe]€, con vencimiento [fecha], sigue pendiente de pago. Por favor, confirma si has realizado la transferencia o si hay algún problema. El número de cuenta es ES[XX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX]. Gracias."

Cómo documentar el recordatorio amistoso:

• WhatsApp: captura de pantalla mostrando el mensaje enviado, la hora y, si es posible, la confirmación de lectura (doble check azul).
• Email: guarda el correo enviado en la carpeta 'Enviados' con el asunto y fecha visibles. Si el cliente confirma la recepción o responde, mejor.
• Llamada telefónica: anota la fecha, hora y lo que dijo el cliente en un documento con tu firma o en una aplicación de notas con timestamp.

Si tras 7-15 días sin respuesta ni pago, el recordatorio amistoso no ha funcionado, es el momento de pasar a un instrumento con mayor peso probatorio: el burofax.

Paso 2: burofax con acuse de recibo — prueba fehaciente ante el tribunal

El burofax con acuse de recibo y copia certificada es el instrumento más utilizado para reclamar el pago de una factura impagada de forma extrajudicial en España. A diferencia del email o el WhatsApp, el burofax tiene la consideración de prueba fehaciente: acredita de forma fehaciente que el destinatario recibió el requerimiento de pago en una fecha determinada, con el contenido exacto que enviaste.

Cómo enviarlo:

1. Oficinas de Correos: acude con el escrito del burofax (en papel o en soporte electrónico) y solicita el servicio de burofax. Coste aproximado: 15-25€ + gastos de notificación. El acuse de recibo te llegará posteriormente.
2. Plataformas online (Burofax.com, Ivnosys, etc.): permiten enviar burofax desde el ordenador sin necesidad de ir a Correos. Coste similar, con acuse de recibo y copia certificada en formato digital. Válidos como prueba en juicio.
3. Contenido del burofax: identificación completa del acreedor y del deudor, descripción detallada de la deuda (números de factura, importes, fechas de vencimiento), requerimiento expreso de pago en un plazo determinado (7-15 días), advertencia de que transcurrido el plazo se iniciarán acciones legales (proceso monitorio, reclamación judicial), y cuenta bancaria para el pago.

El burofax cumple además la función de interrumpir el plazo de prescripción de la acción de cobro (generalmente 5 años para acciones personales según el Código Civil, art. 1964, reformado por la Ley 42/2015). Si estás próximo al límite de prescripción, el burofax reinicia el cómputo.

Coste típico del burofax en 2026: 15-30€. Altamente recomendable siempre antes de pasar a acciones judiciales, tanto por su efecto disuasorio como por su valor probatorio.

Paso 3: requerimiento notarial (~100-200€, más contundente)

Si el burofax no surte efecto o la deuda es de importe elevado, el requerimiento notarial es un escalón más en la presión extrajudicial. El notario certifica que requirió personalmente al deudor para el pago de la deuda, con la fecha, el contenido del requerimiento y la respuesta del deudor (si la hay).

Ventajas del requerimiento notarial sobre el burofax:

• Mayor contundencia psicológica: recibir un notario en persona o una cédula notarial tiene un efecto disuasorio superior al burofax.
• Prueba de mayor valor: el acta notarial de requerimiento es un documento público con presunción de veracidad y con mayor peso probatorio en juicio.
• Posibilidad de recoger la respuesta del deudor en el acta (si el deudor reconoce la deuda o propone un plan de pago, queda documentado notarialmente).

Inconvenientes: coste de 100-200€ por requerimiento. Se justifica especialmente en deudas superiores a 3.000-5.000€ o cuando el deudor ha ignorado sistemáticamente el burofax.

Paso 4: proceso monitorio en el Juzgado para cobrar facturas impagadas

El proceso monitorio (artículos 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil — LEC) es el mecanismo judicial más eficaz para cobrar deudas documentadas en España. Es especialmente útil para autónomos y pequeñas empresas porque permite iniciar una reclamación judicial sin necesidad de abogado ni procurador para deudas inferiores a 2.000€.

El proceso monitorio es gratuito en términos de tasa judicial para personas físicas. Sin embargo, si el deudor se opone y el asunto va a juicio, los costes aumentan: honorarios de abogado (400-1.500€ estimados según el importe) y procurador (150-400€). Si ganas el juicio, el juez habitualmente condena en costas al deudor, por lo que podrás recuperar parte o la totalidad de esos honorarios.

El proceso monitorio en la práctica: presentas la demanda en el Juzgado de Primera Instancia con las facturas y el burofax enviado. El juzgado admite la demanda, requiere al deudor. Si en 20 días hábiles el deudor no paga ni se opone, el juzgado dicta decreto de ejecución. Con ese decreto puedes solicitar el embargo de cuentas bancarias, bienes muebles e inmuebles del deudor.

Paso 5: juicio verbal u ordinario si el deudor se opone al monitorio

Si el deudor se opone al proceso monitorio, el asunto pasa automáticamente al procedimiento declarativo correspondiente según el importe de la deuda:

• Juicio verbal: para deudas de hasta 6.000€ (art. 250.2 LEC). Se caracteriza por un procedimiento más ágil, con una vista oral en la que ambas partes presentan sus argumentos y pruebas. La sentencia se dicta habitualmente en días o semanas después de la vista.
• Juicio ordinario: para deudas superiores a 6.000€ (art. 249.2 LEC). Procedimiento más formal y largo, con demanda escrita, contestación, audiencia previa y juicio oral. Puede tardar entre 6 meses y 2 años dependiendo de la carga del Juzgado y de la complejidad del asunto.

En ambos casos, la carga de la prueba recae inicialmente sobre el acreedor (demandante): debes probar la existencia de la deuda, la prestación del servicio o la entrega del bien y el impago. Los documentos más útiles son: contrato firmado, facturas, albaranes firmados por el cliente, emails de aceptación del presupuesto, y el burofax enviado con el acuse de recibo.

Si el deudor niega la deuda alegando defectos en el servicio o en los bienes entregados (excepción de incumplimiento), el juicio puede complicarse y ser necesario un perito. En estos casos, valorar si el coste del litigio es proporcionado al importe de la deuda.

Paso 6: ejecución de sentencia — embargo de cuentas y bienes

Obtener una sentencia favorable (o un decreto de ejecución del monitorio) es solo el primer paso: si el deudor sigue sin pagar voluntariamente, debes solicitar la ejecución forzosa de la resolución judicial.

Mecanismos de ejecución:

1. Embargo de cuentas bancarias: el juzgado puede requerir a cualquier entidad bancaria española que inmovilice los saldos del deudor. Es el mecanismo más rápido y eficaz si el deudor tiene fondos.
2. Embargo de créditos: si el deudor tiene clientes que le deben dinero, el juzgado puede ordenar que esos clientes paguen directamente al acreedor.
3. Embargo de bienes muebles (vehículos, maquinaria): se registra en el Registro de Bienes Muebles y el juzgado puede ordenar su venta en subasta.
4. Embargo de bienes inmuebles (vivienda, local, parcela): se anota en el Registro de la Propiedad. Si el deudor tiene inmuebles a su nombre, es una de las garantías más sólidas.
5. Investigación patrimonial: el juzgado puede ordenar a la AEAT, a la Seguridad Social y a entidades financieras que proporcionen información sobre el patrimonio del deudor para identificar bienes embargables.

Si el deudor está en concurso de acreedores, la ejecución individual se suspende y debes personarte en el procedimiento concursal para defender tu crédito ante el administrador concursal.

Recuperar el IVA de facturas impagadas en España: art. 80 LIVA

Uno de los aspectos fiscales más importantes de las facturas impagadas para los autónomos es la posibilidad de recuperar el IVA repercutido que ya ingresaste a Hacienda. El art. 80 de la Ley del IVA (LIVA) permite modificar la base imponible y recuperar el IVA en los siguientes supuestos:

El procedimiento paso a paso para recuperar el IVA de una factura impagada es:

1. Verifica que se cumple alguno de los supuestos del art. 80 LIVA: concurso del cliente publicado en el BOE, o 6 meses/1 año transcurridos desde el devengo.
2. Si el supuesto es el crédito incobrable (sin concurso): acredita que has realizado una reclamación judicial o extrajudicial fehaciente (burofax, proceso monitorio) antes de emitir la factura rectificativa.
3. Emite la factura rectificativa indicando la base imponible corregida (reducción a 0€) y el IVA reducido correspondiente.
4. Comunica la reducción de la base imponible a la AEAT a través de la sede electrónica, adjuntando la factura rectificativa y el justificante de la reclamación.
5. Notifica la factura rectificativa al cliente (el cliente deudor debe regularizar en su declaración el IVA soportado deducido).
6. Incluye la factura rectificativa en la declaración de IVA (Modelo 303) del período correspondiente, deduciendo el IVA repercutido que habías ingresado.

Atención: si después de recuperar el IVA el cliente paga total o parcialmente, debes volver a repercutir el IVA en proporción al cobro recibido. El art. 80 LIVA no es un perdón de la deuda fiscal, sino una recuperación temporal del IVA hasta que la deuda se resuelva definitivamente.

Crédito incobrable deducible en IRPF e Impuesto sobre Sociedades (art. 13 LIS)

Además de recuperar el IVA, el importe de la factura impagada (sin IVA) puede ser un gasto deducible en tu declaración de IRPF (si eres autónomo en estimación directa) o en el Impuesto sobre Sociedades (si tienes una SL o SA), una vez que el crédito tiene la consideración de incobrable según el artículo 13.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS).

Requisitos para la deducibilidad del crédito incobrable (art. 13.1 LIS):

Créditos incobrables que no son deducibles aunque cumplan el requisito temporal:

• Créditos adeudados por personas o entidades vinculadas (socios con participación mayor al 25%, filiales, empresas del mismo grupo), salvo que el deudor esté en situación de concurso.
• Créditos garantizados con aval, prenda, hipoteca u otro derecho real (en la parte garantizada): la garantía hace que el cobro sea probable.
• Créditos cuya pérdida está cubierta por un contrato de seguro de crédito.
• Créditos aplazados expresamente por acuerdo entre las partes (renegociación de la deuda).

Contablemente, el crédito incobrable se registra como una pérdida por deterioro de créditos (cuenta 694 del PGC para empresas). En IRPF se incluye como gasto deducible de la actividad económica en la declaración de ese ejercicio. Billeo se encarga de gestionar correctamente la contabilización y deducción de los créditos incobrables.

Interés de demora por morosidad B2B en 2026: tipo legal y cálculo

La Ley 3/2004 de morosidad establece que el acreedor tiene derecho automáticamente (sin necesidad de requerimiento previo) al cobro del interés de demora desde el día siguiente al vencimiento del plazo de pago, calculado al tipo de interés de la Ley 3/2004:

Tipo de interés Ley 3/2004 = Tipo de referencia BCE + 8 puntos porcentuales

El tipo de referencia del BCE para operaciones principales de refinanciación se revisa el 1 de enero y el 1 de julio de cada año:

Además del interés de demora, la Ley 3/2004 establece una indemnización fija de 40€ por factura impagada (para cubrir los costes de cobro), exigible desde el primer día de retraso sin necesidad de justificación. Si los costes de cobro superan esos 40€ (por ejemplo, por el burofax enviado), puedes reclamar los costes reales debidamente documentados.

Para calcular el interés de demora de una factura impagada: Interés = Importe de la factura × Tipo de interés anual × (Días de retraso / 365).

Billeo: gestión fiscal de facturas impagadas para autónomos y empresas

En Billeo, gestoría online para autónomos desde 65 €/mes más IVA para autónomos con hasta 15 facturas al mes y empresas desde 159 €/mes más IVA, ayudamos a gestionar tanto el proceso de cobro de las facturas impagadas como las implicaciones fiscales:

• Configuración de condiciones de pago en los contratos y facturas para minimizar el riesgo de impago.
• Asesoramiento sobre cuándo y cómo enviar el burofax de reclamación para que tenga el máximo efecto probatorio.
• Tramitación de la factura rectificativa para recuperar el IVA de facturas incobrables (art. 80 LIVA) y comunicación a la AEAT.
• Contabilización correcta del crédito incobrable como gasto deducible en IRPF o IS, asegurando el cumplimiento de los requisitos del art. 13 LIS.
• Cálculo del interés de demora y de la indemnización fija de 40€ por factura para incluirlos en la reclamación.
• Asesoramiento sobre si iniciar el proceso monitorio es rentable en función del importe de la deuda y la solvencia del deudor.
• Gestión integral de la fiscalidad de autónomos y empresas con facturas impagadas, incluyendo la coordinación con abogados especializados en reclamación de deudas.

Recuerda: las facturas impagadas tienen dos efectos fiscales que puedes mitigar: el IVA que pagaste a Hacienda por una factura que no cobras (recuperable vía art. 80 LIVA) y el quebranto en IRPF o IS (deducible vía art. 13 LIS). Billeo se ocupa de ambos aspectos para que el impacto en tu negocio sea el mínimo posible.