Contratar el primer empleado 2026.

¿Cuándo es el momento de contratar al primer empleado? Señales clave

Muchos autónomos y emprendedores retrasan la contratación del primer empleado por miedo al coste y la complejidad. Sin embargo, hay señales claras de que el negocio ha llegado al punto en que contratar es la decisión correcta para crecer:

• Rechazas proyectos o clientes por falta de capacidad: señal inequívoca de que necesitas más manos.
• Trabajas más de 10-12 horas diarias de forma habitual y el trabajo de menor valor añadido te ocupa más del 30% del tiempo.
• Tu facturación lleva 6-12 meses por encima de 60.000-80.000€/año y sigue creciendo.
• Tienes tareas repetitivas que podrían delegarse a un perfil junior sin perder calidad.
• Clientes importantes exigen plazos que no puedes cumplir en solitario.
• Tu salud o vida personal están deteriorándose por el exceso de trabajo.
• El margen de beneficio te permite asumir el coste adicional de un empleado manteniendo rentabilidad.

Antes de contratar, calcula si el negocio puede asumir el coste real del empleado (salario bruto más cotizaciones SS empresa, que supone un 30-33% adicional sobre el salario bruto). Un empleado con salario de 20.000€ brutos anuales cuesta aproximadamente 26.000-27.000€ al año a la empresa. La regla general es que el empleado debería generar al menos 3 veces su coste en ingresos adicionales para que la contratación sea rentable a medio plazo.

Si decides contratar, el primer paso es determinar qué tipo de contrato corresponde a tu situación y al perfil del trabajador. En Billeo analizamos la viabilidad económica y tramitamos el alta desde 15€/empleado/mes.

Tipos de contrato de trabajo en 2026 tras la reforma laboral

La reforma laboral de 2021 (RDL 32/2021) simplificó los tipos de contrato disponibles en España. En 2026 los principales tipos son:

El contrato indefinido ordinario es la forma estándar recomendada tras la reforma de 2021, que restringió fuertemente los contratos temporales. La contratación temporal injustificada puede suponer sanciones de la Inspección de Trabajo y conversión del contrato en indefinido por parte de los tribunales.

El contrato de formación en alternancia es especialmente interesante para autónomos y pymes que quieren incorporar perfiles jóvenes con coste reducido: la retribución mínima es el 60% del salario del convenio el primer año y el 75% el segundo año, y existen bonificaciones en las cotizaciones a la SS de hasta el 100% para empresas de menos de 250 trabajadores.

El contrato fijo discontinuo es la opción correcta para actividades con picos de trabajo predecibles y recurrentes (temporada de verano en hostelería, campaña navideña en comercio, temporada agrícola). El trabajador tiene derechos como indefinido y es llamado cada temporada sin necesidad de suscribir un nuevo contrato.

Coste real de un empleado para la empresa en 2026: ejemplo práctico

El coste real del empleado para la empresa siempre es mayor que el salario bruto pactado. Las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del empleador se calculan sobre la base de cotización del trabajador y añaden aproximadamente un 30-33% sobre el salario bruto. Los conceptos más relevantes son:

Ejemplo práctico: un empleado con salario bruto de 25.000€ anuales (2.083,33€/mes en 12 pagas, o 1.786€/mes en 14 pagas con extras) cuesta a la empresa aproximadamente 32.500€ anuales sumando las cotizaciones. Mensualmente, la empresa debe desembolsar las retribuciones brutas más las cotizaciones mensuales a la SS.

A esto hay que sumar los costes indirectos: formación inicial del trabajador, equipamiento (ordenador, herramientas, vestuario de trabajo si aplica), gastos de prevención de riesgos laborales (reconocimiento médico, formación PRL), y el coste de gestión administrativa de la nómina. En Billeo la gestión de nóminas cuesta desde 15€/empleado/mes, lo que resulta muy competitivo frente a la gestión interna o a gestorías tradicionales.

Por su parte, el trabajador recibe en nómina el salario neto tras descontar las cotizaciones a la SS a su cargo (en torno al 6,47% en contingencias comunes + 1,55% desempleo + 0,1% formación profesional = ~6,35% total aprox.) y la retención de IRPF según sus circunstancias personales y el tramo de ingresos anual.

Alta del empleado en la Seguridad Social: Sistema RED e IMPORTASS en 2026

El alta del trabajador en la Seguridad Social debe realizarse antes del primer día de trabajo — no el mismo día ni después. Este es uno de los incumplimientos más frecuentes que detecta la Inspección de Trabajo en empresas pequeñas y puede suponer sanciones de entre 3.001€ y 90.000€ en función de la gravedad.

En 2026 el alta del empleado se tramita por vía electrónica a través de:

• Sistema RED de la TGSS: canal principal para empresas con autorización RED (gestorías, asesores laborales, grandes empresas). Billeo usa el Sistema RED para tramitar todas las altas de empleados.
• IMPORTASS (Importar Afiliación de Trabajadores): canal alternativo online sin necesidad de autorización RED previa, más accesible para autónomos que gestionan directamente.
• Sede Electrónica de la Seguridad Social: tramitación directa con certificado digital o Cl@ve.
• Presencialmente en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS): opción cada vez más residual.

El trámite de alta del trabajador requiere la siguiente información: DNI/NIE del trabajador, nombre completo, número de Seguridad Social del trabajador (si no lo tiene, hay que solicitarlo previamente), Código de Cuenta de Cotización (CCC) de la empresa, tipo de contrato, grupo de cotización según la categoría profesional, fecha de inicio de la relación laboral y base de cotización.

Simultáneamente, el contrato de trabajo debe comunicarse al SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) a través del sistema Contrat@ en un plazo máximo de 10 días hábiles desde la firma. No comunicar el contrato en plazo supone sanción de la ITSS.

Estructura de la nómina mensual: qué debe incluir en 2026

El recibo de salario o nómina es el documento acreditativo del pago de retribuciones al trabajador. Es obligatorio entregarlo mensualmente y el trabajador puede exigirlo en formato digital o papel. Una nómina bien estructurada debe incluir:

Las pagas extraordinarias — habitualmente dos al año (Navidad y verano, o en las fechas que marque el convenio) — pueden pagarse en las fechas correspondientes o prorratearse en 12 mensualidades. Si se prorratean, se incluyen como un concepto más en la nómina mensual.

El salario mínimo interprofesional (SMI) en 2026 es de 1.184€/mes en 14 pagas (o 1.380,67€/mes en 12 pagas con prorratas incluidas). Ningún trabajador puede cobrar por debajo de estos importes, independientemente de lo que diga el convenio colectivo. El convenio puede mejorar el SMI pero nunca empeorar esas condiciones mínimas.

En Billeo elaboramos las nóminas de tu empleado, gestionamos las altas y bajas en la SS, presentamos los seguros sociales mensuales (TC1/TC2) y el Modelo 111 trimestral de retenciones. Todo desde 15€/empleado/mes.

Modelo 111: retenciones IRPF de empleados y profesionales en 2026

El Modelo 111 es la declaración trimestral de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF que toda empresa o autónomo empleador debe presentar ante Hacienda. Incluye las retenciones practicadas tanto a los trabajadores asalariados (rendimientos del trabajo) como a los profesionales autónomos que han emitido facturas con retención a la empresa (rendimientos de actividades económicas).

Las fechas de presentación del Modelo 111 en 2026 son:

• 1T (enero-marzo): del 1 al 20 de abril de 2026.
• 2T (abril-junio): del 1 al 20 de julio de 2026.
• 3T (julio-septiembre): del 1 al 20 de octubre de 2026.
• 4T (octubre-diciembre): del 1 al 20 de enero de 2027.
• Resumen anual Modelo 190: enero 2027 (plazo habitual 31 enero).

El porcentaje de retención de IRPF sobre el salario del trabajador no es fijo: lo calcula la empresa (o la gestoría) aplicando las tablas de Hacienda en función del salario anual bruto estimado y la situación personal del trabajador (estado civil, hijos, discapacidad, otras rentas). A principios de año o cuando el trabajador entrega el Modelo 145 (comunicación de datos del perceptor) la empresa recalcula la retención y la aplica desde el mes siguiente.

El Modelo 190 es el resumen anual de retenciones (datos de cada perceptor y retenciones practicadas en el año) que se presenta en enero del año siguiente y que corresponde a lo declarado en los cuatro Modelos 111 trimestrales del año.

Convenio colectivo: qué es y cómo afecta a tu primer empleado

El convenio colectivo es el acuerdo negociado entre los representantes de los trabajadores (sindicatos) y los representantes de los empleadores (asociaciones patronales) que regula las condiciones de trabajo en un sector o empresa determinada. El convenio establece el salario mínimo por categoría profesional, la jornada máxima, el número de días de vacaciones, los pluses y complementos, los períodos de prueba y los procedimientos disciplinarios.

El convenio colectivo aplicable a tu empresa se determina por la actividad económica principal (código CNAE) y, en algunos casos, por el ámbito territorial (nacional, autonómico, provincial). Los convenios más habituales para autónomos y pymes son:

• Convenio de Oficinas y Despachos: aplica a gestorías, asesorías, consultoras, estudios profesionales.
• Convenio de Hostelería: restaurantes, cafeterías, hoteles, bares.
• Convenio de Comercio: tiendas, comercio minorista.
• Convenio de Construcción: obras de construcción y rehabilitación.
• Convenio de Limpieza de Edificios: servicios de limpieza.
• Convenio de Industria Química, Metal, Madera, según la actividad industrial.

Si no existe convenio colectivo aplicable a tu sector, se aplica el Estatuto de los Trabajadores como norma mínima. En cualquier caso, el salario del trabajador nunca puede ser inferior al SMI 2026. El incumplimiento del convenio es infracción grave sancionable por la Inspección de Trabajo.

Obligaciones laborales al contratar al primer empleado: PRL, jornada e igualdad

Al contratar al primer trabajador, la empresa adquiere automáticamente un conjunto de obligaciones laborales que van más allá del pago de la nómina y las cotizaciones. Las más relevantes son:

El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas desde mayo de 2019, independientemente del número de trabajadores. El sistema de registro puede ser digital (app, software de control horario) o en papel (fichas de registro firmadas), pero debe estar disponible para inspección durante al menos 4 años. En 2026, la propuesta de reglamento de registro de jornada digital está en tramitación.

La prevención de riesgos laborales (PRL) es obligatoria desde el primer trabajador. En empresas de menos de 10 trabajadores sin actividades de especial peligrosidad (no construcción, no industria química), el propio empresario puede asumir las funciones preventivas si ha recibido la formación adecuada. Alternativamente, se puede contratar un servicio de prevención ajeno (SPA) cuyo coste ronda los 150-500€/año para empresas pequeñas de actividad de oficina.

Bonificaciones por contratar empleados en 2026: qué existe y cómo solicitarlas

Existen diversas bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social para empresas que contraten a determinados colectivos con dificultades de inserción laboral. Estas bonificaciones reducen el coste efectivo del empleado para la empresa durante un período determinado:

Las bonificaciones son compatibles entre sí en algunos casos y pueden combinarse con otras ayudas autonómicas o locales para la contratación. Para beneficiarse de las bonificaciones, el empleador debe cumplir requisitos como: estar al corriente de pago con la SS y Hacienda, no haber realizado despidos improcedentes o colectivos en los 6 meses previos en ese mismo puesto y mantener el empleo durante el período mínimo exigido.

En Billeo verificamos las bonificaciones aplicables a tu caso concreto y tramitamos la aplicación desde el primer mes de contrato, evitando que pierdas bonificaciones por no solicitarlas a tiempo.

Baja médica del empleado (IT): qué hace la empresa en 2026

La incapacidad temporal (IT) o baja médica del empleado es una situación que todo empleador debe conocer. El trabajador puede estar de baja por enfermedad común o accidente no laboral (IT contingencias comunes) o por accidente de trabajo o enfermedad profesional (IT contingencias profesionales). Las obligaciones y costes de la empresa difieren según el tipo:

• Días 1-3 de baja por enfermedad común: la empresa NO tiene obligación de pagar (salvo que el convenio colectivo lo mejore). El trabajador no percibe prestación del INSS ni del empresario.
• Días 4-15 de baja por enfermedad común: la empresa paga el 60% de la base reguladora diaria (art. 173 LGSS), aunque el INSS es el deudor.
• Día 16 en adelante: el INSS (o mutua) paga directamente al trabajador el 60% (días 16-20) o el 75% (día 21 en adelante) de la base reguladora. La empresa hace el pago delegado y lo descuenta de la cotización mensual.
• IT por accidente de trabajo: la mutua de accidentes de trabajo paga desde el día siguiente al accidente el 75% de la base reguladora. La empresa paga el salario del día del accidente.
• La empresa sigue cotizando a la SS durante toda la baja aunque el trabajador no trabaje.
• El convenio colectivo puede mejorar estas condiciones (complemento voluntario hasta el 100% del salario durante la baja).

Si el trabajador está de baja durante un período prolongado, la empresa puede plantearse un contrato de sustitución para cubrir el puesto. La empresa puede despedir a un trabajador en IT (incluso en baja larga) por causas objetivas económicas, técnicas, organizativas o de producción, pero nunca por la propia baja médica (que sería despido nulo discriminatorio).

Gestión de nóminas con Billeo: qué incluye el servicio desde 15€/empleado/mes

En Billeo gestionamos las nóminas de autónomos con empleados y pymes con total tranquilidad: nuestro equipo de asesores laborales elabora las nóminas, tramita las altas y bajas en la Seguridad Social, presenta los seguros sociales mensuales y el Modelo 111 trimestral. Todo a través de WhatsApp sin esperas burocráticas.

El servicio de nóminas Billeo desde 15€/empleado/mes incluye:

• Alta del empleado en la Seguridad Social (antes del primer día de trabajo): incluida.
• Elaboración del contrato de trabajo según el tipo que corresponda.
• Registro del contrato en el SEPE dentro del plazo de 10 días.
• Elaboración de la nómina mensual con todos los conceptos del convenio aplicable.
• Cálculo de la retención de IRPF del trabajador según sus circunstancias.
• Presentación del TC1/TC2 (seguros sociales) mensualmente.
• Presentación del Modelo 111 trimestral de retenciones.
• Resumen anual Modelo 190.
• Gestión de bajas médicas (IT), maternidad, paternidad y otras situaciones especiales.
• Asesor laboral humano por WhatsApp para resolver dudas.
• Para la empresa completa (contabilidad, IVA, IS): plan empresa desde 159€/mes más IVA.