¿Qué debe registrar la contabilidad de un ecommerce?
Respuesta directa: debe registrar ventas brutas, facturas, IVA, comisiones, devoluciones, cobros, gastos, inventario, importaciones y banco. Cada cifra necesita un origen documental y una relación con el pedido o periodo correspondiente.
Una tienda online puede generar cientos de líneas, pero el volumen no cambia el principio: cada ingreso y gasto debe ser completo, justificable y conciliable. La automatización reduce trabajo; no sustituye los controles.
Empieza por definir los sistemas que contienen la verdad de cada dato. Shopify o WooCommerce conocen el pedido; la solución de facturación, la factura; Stripe o PayPal, el cobro; el operador logístico, el stock; el banco, el movimiento financiero.
Después se fija una clave común: número de pedido, factura, transacción y liquidación. Sin ese vínculo, una devolución puede corregir el banco pero dejar intactos la venta y el IVA.
La contabilidad también depende de la forma jurídica. Un autónomo puede llevar libros registro fiscales; una sociedad aplica contabilidad mercantil y cierre. Inventario, empleados, operaciones extranjeras y varios canales aumentan el alcance.
La página de gestoría ecommerce concentra el servicio comercial. Esta guía mantiene la intención informativa y explica el método que deberías exigir a cualquier proveedor.
¿Por qué el ingreso neto de Shopify, Stripe o Amazon no es la venta?
Una pasarela puede transferir 828 euros después de cobrar 1.000, devolver 90, descontar 32 de comisiones y retener una reserva de 50. Si se registra solo 828, desaparecen ventas, costes, impuestos y una cuenta pendiente.
El cierre parte del informe de liquidación. Se separan ventas brutas, descuentos, IVA, reembolsos, contracargos, comisiones, reservas, conversiones y transferencia. Luego se cruza cada partida con la factura y el banco.
Las comisiones no se descuentan informalmente del ingreso. Se registran como gasto cuando existe documentación válida y cumplen los requisitos. También debe comprobarse qué entidad factura y desde qué país, porque puede existir inversión del sujeto pasivo.
Amazon añade capas: logística, almacenamiento, publicidad, compensaciones, stock perdido y varios marketplaces. La gestoría Amazon FBA desarrolla la conciliación de Seller Central.
Shopify Payments necesita el mismo control. Pedido, factura y payout no son el mismo objeto. La gestoría Shopify separa Payments, IVA, OSS y devoluciones.
Simulador de conciliación de una liquidación
El resultado estima la transferencia esperada. No calcula IVA, beneficio ni impuestos; ayuda a comprobar si el neto puede reconstruirse.
Transferencia esperada
828.00 €
Ventas − reembolsos − comisiones − reserva.
¿Cómo se organiza el IVA de una tienda online nacional e internacional?
No existe un tipo de IVA único para ecommerce. Depende del producto o servicio, cliente, localización, país de salida, destino y stock. La configuración de la plataforma debe reflejar el análisis fiscal, no decidirlo.
En ventas nacionales se revisa la clasificación del catálogo y el tipo aplicable. En B2B UE se comprueban NIF-IVA, VIES, transporte y reglas de localización. “Sin IVA” puede responder a causas diferentes y cada una exige una factura y modelos coherentes.
En determinadas ventas B2C transfronterizas dentro de la UE puede encajar OSS. El umbral común de 10.000 euros es relevante solo cuando se cumplen sus condiciones. El stock extranjero puede mantener obligaciones locales que OSS no sustituye.
IOSS es distinto: puede utilizarse en determinadas ventas a distancia de bienes importados en envíos cuyo valor intrínseco no excede de 150 euros. La AEAT explica los regímenes de comercio electrónico.
| Operación | Dato contable | Control fiscal |
|---|---|---|
| Venta nacional | Base, tipo, cuota y cobro | Producto y factura |
| B2B UE | Cliente y transporte | VIES, localización y 349 |
| B2C UE | Destino y stock | Umbral, OSS o registro |
| Importación | Proveedor, DUA y pago | Importador, IVA y arancel |
¿Cómo se controlan inventario, stock extranjero e importaciones?
El inventario conecta contabilidad, margen y fiscalidad. Debe existir un método consistente para entradas, salidas, devoluciones, pérdidas, compensaciones, destrucciones y existencias al cierre.
Si Amazon u otro operador almacena bienes fuera de España, hay que localizar stock y movimientos entre países. Una venta B2C puede aparecer en OSS, mientras una transferencia propia o una operación local exige otro tratamiento.
En importaciones se relacionan proveedor, mercancía, transporte, valor, clasificación, arancel, IVA, importador y DUA. Una factura del transitario no sustituye el documento aduanero ni demuestra por sí sola quién puede deducir el IVA.
Desde el 1 de julio de 2026, la UE aplica temporalmente un derecho aduanero fijo de 3 euros por artículo a determinadas ventas a distancia de bienes importados en envíos de hasta 150 euros. La Comisión Europea publicó las directrices.
En dropshipping, el vendedor y el importador pueden no coincidir. La guía de dropshipping en España explica cómo documentarlo.
¿Cómo se contabilizan devoluciones, descuentos y contracargos?
Una devolución empieza en la venta original. Se localizan pedido, factura, fecha, base, IVA, cobro y mercancía. Después se vinculan reembolso y documento rectificativo cuando corresponda.
La pasarela puede devolver su comisión completa, una parte o nada. El proveedor también puede compensar la mercancía. Cada flujo debe registrarse por separado para que el margen no dependa de un neto opaco.
Un contracargo no demuestra automáticamente que la venta se anuló fiscalmente. Hay que revisar motivo, resolución, entrega, recuperación del importe y documentación emitida.
Si la devolución se produce en un periodo posterior, el cierre necesita una política clara para ajustes y conciliación. Modificar manualmente el pedido sin conservar trazabilidad dificulta justificar la corrección.
El sistema de facturación tampoco debe borrar el original. Cuando resulte aplicable el RRSIF, se conservan registros y se genera la anulación o rectificación correspondiente. La guía de Shopify y VERI*FACTU desarrolla ese circuito.
¿Cómo se cierra un ecommerce con varios canales y divisas?
Cada canal necesita una cuenta de control. Amazon, Shopify, Etsy, PayPal o Stripe no se mezclan hasta haber conciliado sus liquidaciones. Después se cruza el total con el banco.
En varias divisas se conservan moneda, fecha, importe, cambio y cobro. La diferencia de cambio y la comisión de conversión se registran separadas de la venta para no alterar el ingreso.
Las series y numeración de facturas deben responder a un criterio consistente. Usar una serie por canal puede ayudar, pero no corrige duplicados si dos aplicaciones emiten para el mismo pedido.
Antes de automatizar, ensaya pedidos reales: venta normal, descuento, envío, devolución parcial, contracargo y cambio de divisa. Comprueba que el total en tienda, factura, pasarela y banco puede explicarse.
La clave es la idempotencia: un evento repetido no puede generar una segunda factura. También hace falta una cola de errores para operaciones que no llegaron al sistema contable.
¿Qué incluye un cierre contable mensual de ecommerce?
- 1Cerrar el periodo de pedidos y fijar una fecha de corte.
- 2Exportar ventas, impuestos, descuentos y devoluciones por canal.
- 3Exportar liquidaciones de pasarelas, reservas, comisiones y contracargos.
- 4Reunir facturas emitidas, abonos y facturas de proveedores.
- 5Conciliar cada pasarela y marketplace antes de cruzar el banco.
- 6Revisar inventario, países de stock, pérdidas y movimientos.
- 7Relacionar importaciones, DUA, transporte y pagos.
- 8Clasificar B2B, B2C, nacional, UE y fuera de la UE.
- 9Resolver diferencias o mantenerlas identificadas como pendientes.
- 10Archivar informes, evidencias y justificantes del cierre.
El cierre no termina al presentar modelos. Debe dejar un informe de descuadres, documentos faltantes, reservas pendientes, devoluciones abiertas y próximos hitos.
Una tendencia de ventas puede ser positiva mientras el margen cae por publicidad, derechos aduaneros, comisiones o reembolsos. Por eso contabilidad y análisis de unidad económica deben compartir datos.
¿Qué debe hacer el software contable y qué debe revisar una persona?
El software debe importar sin duplicar, conservar identificadores, mapear impuestos, registrar errores y permitir exportar la información. La persona debe validar reglas, documentos, excepciones y descuadres.
Una integración “automática” que no muestra operaciones fallidas puede ser peor que un proceso manual controlado. Pide registros de sincronización, reintentos y alertas.
La herramienta de facturación debe distinguirse de la contabilidad. Un pedido no es una factura, un registro RRSIF no es una factura electrónica y una factura no demuestra el cobro.
Antes de elegir gestoría, entrega una liquidación real y pregunta cómo la reconstruirían. Confirma por escrito documentos incluidos, modelos, OSS, importaciones, registros extranjeros, empleados, cierre y salida.
En Billeo, el plan inicial para autónomos cuesta 65 €/mes más IVA hasta 15 facturas por trimestre.
El tramo para autónomos de hasta 100 facturas por trimestre cuesta 95 €/mes más IVA. Las empresas parten de 160 €/mes más IVA para sociedades con operativa sencilla. Renta, nóminas, Cuentas Anuales, registros extranjeros y trabajos extraordinarios se confirman aparte.
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Resumen: el cierre debe poder explicarse pedido a pedido
Una contabilidad ecommerce fiable parte de ventas brutas y conserva el vínculo entre pedido, factura, impuesto, pasarela, devolución, inventario y banco. OSS, IOSS, stock e importaciones se aplican después de mapear la operación. Automatizar es útil solo si existen controles, evidencias y una forma de recuperar los errores.
Carlos Gahete
CEO y cofundador de Billeo. Revisión fiscal de Alberto López.