¿Cómo poner al día una contabilidad atrasada?

¿Cómo saber qué parte de la contabilidad está atrasada?

Empieza con una línea temporal por meses y ejercicios. Para cada periodo, distingue documentos recibidos, operaciones registradas, bancos revisados y declaraciones presentadas. No utilices una sola casilla de hecho o pendiente: un trimestre puede tener impuestos presentados y, aun así, contener diferencias contables sin explicar. La descripción precisa permite estimar trabajo sin suponer que todos los archivos están mal o que basta con importarlos de nuevo.

Identifica el último punto que pueda tomarse como referencia fiable. Puede ser un balance revisado, una entrega documentada del asesor anterior o un cierre cuyo soporte esté disponible. No lo conviertas automáticamente en una garantía: indica quién lo preparó, cuándo se revisó y qué incidencias se conocían. Si no existe una referencia clara, dilo al solicitar presupuesto para que se valore una comprobación inicial más amplia.

Separa el retraso documental del retraso de revisión. En el primero faltan facturas, extractos o contratos; en el segundo los documentos pueden estar disponibles, pero nadie ha comprobado cómo se relacionan. Las soluciones son distintas. Pedir al proveedor que revise un expediente incompleto sin identificar sus límites puede producir nuevas diferencias y una estimación de coste poco útil.

¿Qué inventario de documentos conviene preparar?

Crea un índice por ejercicio con el nombre de cada archivo, su procedencia, el periodo que cubre y su estado. Para bancos, solicita extractos completos y no únicamente capturas de movimientos aislados. Para ventas y compras, conserva las facturas y las exportaciones con detalle suficiente. Añade préstamos, activos, documentación de socios y los justificantes de las declaraciones presentadas cuando resulten relevantes para la actividad.

No incluyas contraseñas personales en el inventario. Los accesos y autorizaciones se acuerdan por canales adecuados y con el alcance necesario. En la primera solicitud comercial basta con describir qué documentación existe y qué falta. Si una carpeta contiene datos de trabajadores o terceros, confirma previamente quién puede recibirla y cómo se realizará el intercambio. Preparar una lista de archivos no exige enviarlos a todos los proveedores consultados.

Mantén una copia original separada del espacio de trabajo. El objetivo es poder explicar qué se recibió y qué se modificó después. Si existen versiones distintas del mismo libro, no borres una para simplificar la carpeta antes de comprender la diferencia. Etiqueta cada versión y registra cuál se usará como base, para evitar que una importación posterior vuelva a introducir información descartada.

¿Cómo ordenar las incidencias sin inventar registros?

Una incidencia útil describe un hecho comprobable: falta la factura de un cargo, una liquidación agrupa varias ventas o un saldo no coincide con el extracto. Añade periodo, referencia documental y persona que puede aportar información. Evita etiquetas generales como banco mal o contabilidad incorrecta, porque no permiten asignar una acción. Tampoco rellenes una descripción desconocida con una categoría aproximada para cerrar la lista.

El registro de incidencias puede tener cuatro estados: pendiente de documento, pendiente de explicación, pendiente de revisión profesional y resuelta con evidencia. El cambio de estado debe dejar rastro de la respuesta y del archivo asociado. Una conversación telefónica puede ayudar a entender una operación, pero conviene documentar el resultado para que el siguiente responsable no tenga que reconstruirla otra vez.

No confundas una diferencia aritmética con su causa. Que una cuenta descuadre en cierta cantidad no demuestra qué operación falta. El profesional debe revisar el soporte y decidir el tratamiento aplicable. Si también hay declaraciones a corregir, se estudian por separado las obligaciones, los procedimientos y los plazos; la puesta al día de los libros no equivale a presentar automáticamente una rectificación fiscal.

¿Cómo mantener el mes actual mientras se revisa el pasado?

Siempre que el proveedor acepte esta organización, separa dos listas de trabajo: actividad corriente y reconstrucción histórica. La primera evita que sigan acumulándose documentos nuevos sin tratar; la segunda avanza sobre periodos delimitados. Ambas deben conectarse mediante saldos y referencias revisados. No basta con comenzar una contabilidad nueva desde cero si después nadie comprueba cómo enlaza con la información anterior.

Asigna una persona de la empresa para responder preguntas del periodo corriente y otra función, aunque la realice la misma persona, para conseguir documentación antigua. Reserva un momento periódico para revisar pendientes y prioridades. No impongas una fecha estándar de cierre a todos los expedientes: el volumen, la disponibilidad de archivos y las actuaciones abiertas pueden exigir ritmos distintos.

Si llega una notificación con plazo, comunícala de inmediato por el canal acordado. No la dejes en la carpeta general de documentos atrasados esperando a que se revise por orden cronológico. El profesional debe valorar esa actuación como un asunto específico. La admisión de un servicio mensual no permite presumir que incluye defensa, recursos o intervención en cualquier procedimiento abierto.

Para organizar documentos y responsabilidades, consulta la guía de cambio de gestoría.

¿Qué debe contener un presupuesto de puesta al día?

Solicita una separación entre diagnóstico inicial, reconstrucción de periodos, comprobaciones y gestión futura. Para cada bloque, la propuesta debe identificar ejercicios, tareas, documentación necesaria y exclusiones. Si el precio es estimado, pide los supuestos utilizados y cómo se autorizaría una ampliación. Una cifra cerrada sin ninguna referencia al estado del expediente puede ser difícil de comparar con otra que incluya una revisión más amplia.

Pregunta qué resultado documental recibirás. Puede tratarse de registros revisados, una relación de diferencias o un inventario de documentación pendiente, según el encargo. No des por hecho que un trabajo de puesta al día contiene auditoría, valoración jurídica de conflictos o revisión exhaustiva de todos los ejercicios anteriores. Cuando se detecta una necesidad adicional, debe quedar delimitada antes de confundirla con la cuota ordinaria.

Compara la propuesta con tu capacidad de aportar respuestas. Un presupuesto puede prever cierta documentación que aún no tienes. Indica esa limitación desde el principio y solicita una alternativa por fases si encaja con el servicio. La finalidad del diagnóstico no es prometer que todo podrá solucionarse, sino conocer mejor qué puede revisarse, con qué soporte y bajo qué condiciones.

También puedes revisar qué conceptos comparar en una cuota de empresa.

¿Cómo sería un caso de traspaso con varios meses abiertos?

Ejemplo didáctico, sin datos de clientes: una pequeña sociedad tiene cuatro meses registrados, dos sin revisar y otro con facturas todavía dispersas. Ha presentado determinadas declaraciones, pero conserva las confirmaciones en un correo distinto. Antes de cambiar, reúne esas confirmaciones, exporta los registros y marca qué periodos requieren comprobación. El equipo entrante no trata los siete meses como si fueran un único bloque pendiente.

Durante la recepción, aparece un préstamo cuya cuota se había interpretado de forma incompleta y una liquidación de cobros sin detalle. La empresa solicita los documentos correspondientes y el asesor valora los ajustes. En paralelo, la actividad nueva continúa entregándose por el circuito acordado. El registro de incidencias permite ver qué depende de la empresa, del proveedor anterior o de una revisión profesional.

El caso no permite fijar un coste ni una duración universal. Su utilidad es mostrar que una entrega ordenada reduce ambigüedad: cada periodo tiene estado, cada documento tiene referencia y cada diferencia tiene una acción siguiente. Al terminar una fase, se confirma qué se ha revisado y qué permanece abierto; no se utiliza la expresión todo al día si quedan saldos o actuaciones por comprobar.

¿Qué revisar antes de dar por terminado el trabajo?

Contrasta el resultado con el alcance contratado. Revisa la lista de periodos, los documentos recibidos y las incidencias que se consideran resueltas. Solicita que los pendientes se distingan de las exclusiones del servicio: una cuestión puede quedar fuera del encargo sin estar solucionada. Esta separación ayuda a que la gestión mensual futura conozca las limitaciones de la base de trabajo.

Comprueba también la continuidad documental. Los archivos deben poder localizarse y relacionarse con los registros. Conserva una copia accesible y acuerda quién mantendrá el archivo a partir de ese momento. El Código de Comercio establece obligaciones de llevanza y conservación que no desaparecen al cambiar de asesoría. La organización de carpetas es una ayuda, pero no sustituye el cumplimiento de las reglas aplicables al caso.

Si quieres valorar el servicio con Billeo, describe actividad, ejercicios afectados, volumen aproximado, último cierre revisado y actuaciones abiertas. La aceptación de trabajos atrasados debe confirmarse expresamente. No presentes la cuota mensual ordinaria como el precio de reconstruir el pasado: solicita un alcance y presupuesto específicos antes de iniciar el traspaso.

Para aceptar una entrega parcial, utiliza una hoja de control con periodo, documentación recibida, revisión realizada y observaciones. Pide que cada estado tenga un significado compartido: recibido no significa comprobado, y comprobado no significa presentado ante una administración. Conserva la fecha y la versión de los archivos utilizados. Si cambia una conclusión al recibir un justificante, deja constancia de la explicación. Esta disciplina permite continuar con otro profesional sin empezar otra vez el inventario y evita que una diferencia conocida desaparezca simplemente porque cambia la persona encargada. No hace falta incluir datos sensibles en el resumen de estado; las referencias a los documentos pueden mantenerse en el entorno seguro de trabajo.

¿Dónde contrastar las obligaciones y el servicio?

• Código de Comercio, artículo 25: llevanza de la contabilidad
• Código de Comercio, artículo 30: conservación documental
• Alcance público del servicio contable de Billeo

Define tareas y responsables antes de comparar cuotas. Separa incorporación, mensualidad, trabajos anuales y atrasos. Valida la entrega documental antes de dar por cerrado el traspaso. Los ejemplos de esta guía son didácticos y no describen resultados de clientes.