GUÍA DE CAMBIO · ACTUALIZADA 1 SEPTIEMBRE 2026
Cómo cambiar de gestoría sin perder información
Respuesta directa: revisa el contrato, fija una fecha de corte, inventaría modelos, libros, contabilidad y expedientes, y deja por escrito quién presenta cada periodo. El plazo depende de la documentación; no existe una migración universal de 48 horas.
Por Daniel Perla, cofundador y BDR · Revisado por Alberto López, asesor fiscal · 10 min de lectura
ANTES DE AVISAR
¿Se puede cambiar de gestoría en cualquier momento?
Sí, siempre que respetes las condiciones contractuales que hayas aceptado. No existe una “permanencia fiscal” general, pero sí puede existir un plazo de preaviso, una factura pendiente o un trabajo ya encargado. Lee la hoja de encargo y comunica la decisión por un medio que deje constancia.
No hay un mes perfecto para todos. Enero puede simplificar la apertura del ejercicio, pero esperar varios meses no es sensato si existen errores, falta de respuesta o vencimientos sin control. Lo importante es conocer el siguiente plazo oficial, el estado de los libros y el tiempo real que necesita el proveedor anterior para entregar la información.
Evita decidir únicamente por cercanía a un trimestre. Un cambio puede coordinarse antes o después de una presentación si se asigna cada obligación. La pregunta correcta no es “¿qué mes es seguro?”, sino “¿quién prepara, valida y presenta cada modelo y con qué documentación?”.
Regla práctica
No cierres el cambio hasta tener una fecha de corte, un inventario inicial y el nombre del responsable del siguiente vencimiento.
INVENTARIO DOCUMENTAL
¿Qué documentación debes pedir a la gestoría anterior?
No pidas “todo” sin concretar. Crea una lista por ejercicio y por tipo de documento. Anota si el archivo se recibe en PDF, hoja de cálculo o formato contable exportable. Una sociedad necesitará más detalle contable que un autónomo en libros registro; una empresa con trabajadores deberá coordinar también la parte laboral.
- Contrato u hoja de encargo con la gestoría anterior y condiciones de preaviso
- Modelos fiscales presentados y sus justificantes de presentación o pago
- Libros registro de facturas, bienes de inversión y operaciones aplicables
- Contabilidad disponible: diario, mayor, balances, saldos y plan contable si eres sociedad
- Facturas emitidas y recibidas, extractos bancarios y conciliaciones del ejercicio abierto
- Notificaciones, requerimientos, recursos, aplazamientos y expedientes todavía abiertos
- Certificados, apoderamientos y autorizaciones vigentes ante AEAT o Seguridad Social
- Documentación laboral, CCC, nóminas, contratos e incidencias si tienes empleados
- Próximos vencimientos y tareas que todavía no tienen un responsable asignado
Conserva el correo o justificante de la solicitud y responde por escrito cuando falte algo. El inventario no prueba por sí solo que la información sea correcta: la nueva gestoría debe revisar coherencia, saldos, periodos y obligaciones antes de utilizarla.
PROCESO RECOMENDADO
Cómo cambiar de gestoría en cuatro pasos
Revisa el contrato y el estado fiscal
Comprueba el preaviso pactado, la última factura, los periodos ya cerrados y cualquier trabajo pendiente. El cambio de proveedor no elimina las obligaciones ni modifica por sí solo los vencimientos oficiales.
Fija una fecha de corte
Deja por escrito qué día termina la responsabilidad operativa del despacho anterior y desde qué periodo trabaja el nuevo. Para cada modelo debe existir un único responsable claramente identificado.
Autoriza la solicitud y crea un inventario
Con tu autorización, la nueva gestoría puede coordinar la petición de documentación. Registra lo solicitado, lo recibido, el formato, el periodo y las carencias que quedan por resolver.
Revisa antes de la primera presentación
La nueva gestoría contrasta censos, libros, saldos, modelos, notificaciones y próximos plazos. Si encuentra atrasos o errores, debe explicar el alcance y el posible presupuesto de corrección antes de actuar.
Si el despacho anterior no entrega un formato concreto, documenta qué sí existe y estudia alternativas de exportación. No prometas un “volcado total” sin saber qué software se utilizaba, qué permisos hay y qué calidad tiene el histórico. En ocasiones la solución responsable es importar saldos de apertura y conservar el detalle anterior por separado.
SEGURIDAD Y REPRESENTACIÓN
¿Qué hacer con apoderamientos, certificados y notificaciones?
Revisa qué apoderamientos siguen vigentes ante la Agencia Tributaria y qué autorizaciones existen en otros organismos. Revoca los poderes que ya no sean necesarios y registra los nuevos con el alcance adecuado. No presupongas que la baja comercial del servicio elimina automáticamente todas las representaciones.
El certificado digital y sus credenciales requieren un tratamiento seguro. Evita enviarlos por correo o mensajería sin protección. Pregunta qué mecanismo utiliza la nueva gestoría para presentar declaraciones y consultar notificaciones, quién accede y cómo se revoca el permiso al terminar.
Si tienes empleados, coordina además las autorizaciones laborales y los plazos de nóminas, cotizaciones, altas o bajas. No basta con trasladar la contabilidad fiscal: el cambio debe contemplar cada área que presta el proveedor.
REVISIÓN DEL HISTÓRICO
¿Qué pasa si aparecen errores de la antigua gestoría?
Primero identifica el hecho concreto: una factura no registrada, un saldo incoherente, un modelo omitido, una notificación sin responder o un criterio discutible. Después reúne el encargo, las instrucciones, la documentación entregada, las comunicaciones y los justificantes de presentación.
La responsabilidad no se atribuye automáticamente al profesional que presentó un modelo ni cualquier seguro cubre de forma automática una sanción. Hay que analizar quién tenía la tarea, qué información recibió, qué actuación realizó y qué daño se produjo. Si la corrección exige una declaración complementaria, recurso o respuesta a un requerimiento, pide alcance y coste antes de actuar.
La nueva gestoría puede ayudarte a inventariar y explicar el problema, pero esa revisión no forma parte necesariamente de la cuota ordinaria. Separar el diagnóstico del trabajo recurrente evita ocultar un proyecto de regularización dentro de una mensualidad diseñada para periodos corrientes.
PRECIO Y CLIENTE ADECUADO
¿Cuánto cuesta cambiarse y para quién tiene sentido?
En Billeo, el plan recurrente para autónomos parte de 65 €/mes más IVA hasta 15 facturas por trimestre, y existe un tramo de 95 €/mes más IVA hasta 100 facturas por trimestre. Para sociedades, el plan básico parte de 160 €/mes más IVA para operativa sencilla. La Renta, las nóminas, las Cuentas Anuales y los trabajos extraordinarios se separan según el caso.
Antes de contratar confirmamos por escrito qué coordinación del cambio está incluida y si existen atrasos, errores o reconstrucciones que requieren presupuesto. El servicio encaja con autónomos y empresas que mantienen actividad y quieren delegar libros, impuestos y seguimiento. No está pensado como una suscripción para una nómina suelta o un trámite aislado.
FUENTES PRIMARIAS
Dónde comprobar poderes, plazos y derechos de acceso
Utiliza el Registro de apoderamientos de la AEAT para revisar la representación tributaria y el calendario oficial para conocer los vencimientos. La información de la AEPD explica el derecho de acceso a datos personales, pero la entrega de un expediente profesional también depende del contrato, la naturaleza de cada documento y las obligaciones legales de conservación.
PREGUNTAS FRECUENTES
Dudas antes de cambiar de gestoría
¿Puedo cambiar de gestoría en cualquier momento?
Sí, pero debes revisar el contrato y el preaviso pactado. El cambio puede hacerse durante el ejercicio siempre que se fije una fecha de corte y quede claro quién presenta cada obligación pendiente.
¿Cuál es el mejor momento para cambiar de gestoría?
No existe un mes universal. Conviene disponer de margen antes del siguiente vencimiento y evitar un traspaso sin inventario en plena presentación. La decisión depende del calendario, del estado documental y de la urgencia del cambio.
¿Cuánto tarda un cambio de gestoría?
Depende de la documentación, los periodos abiertos, los empleados, el volumen y la rapidez de entrega del proveedor anterior. No debe prometerse un plazo fijo sin revisar primero el expediente.
¿La antigua gestoría tiene que entregar toda la documentación?
Debe analizarse qué documentos aportó el cliente, cuáles se generaron dentro del encargo y qué obligaciones de conservación o entrega establece el contrato. Solicita un inventario por escrito y conserva evidencias de lo recibido y lo pendiente.
¿Quién presenta el trimestre en el que se produce el cambio?
La respuesta debe quedar escrita antes del traspaso. Puede asumirlo la gestoría anterior o la nueva, pero no debe depender de una suposición. Confirma también quién revisa los datos y atiende incidencias posteriores.
¿Qué hago con los apoderamientos y certificados digitales?
Revisa los poderes vigentes en la sede correspondiente y revoca los que ya no sean necesarios. No envíes certificados ni contraseñas por canales inseguros; utiliza mecanismos de representación y firma adecuados al trámite.
¿Qué ocurre si aparecen errores de ejercicios anteriores?
Hay que identificar el periodo, el origen, la documentación disponible, quién tenía asignada la tarea y qué corrección procede. La responsabilidad y el coste no se atribuyen automáticamente: dependen de los hechos, el contrato y el daño acreditado.
¿Cuánto cuesta cambiarse a Billeo?
El plan para autónomos parte de 65 €/mes más IVA hasta 15 facturas por trimestre y el plan básico para sociedades de 160 €/mes más IVA para operativa sencilla. Antes de contratar se confirma qué coordinación entra en el plan y si los atrasos o correcciones necesitan un presupuesto separado.
¿La declaración de la Renta pasa a la nueva gestoría?
La Renta personal no forma parte automática de la cuota mensual de Billeo. Se contrata aparte para clientes desde 40 €, según la complejidad y la documentación.
Primero revisamos. Después fijamos el cambio.
Cuéntanos forma jurídica, facturas, empleados, próximo vencimiento y estado de la documentación. Te confirmamos alcance, fecha de corte y responsables por escrito.