Cómo cambiar de gestoría sin perder
información fiscal: guía paso a paso
Si tu asesor no te coge el teléfono, comete errores en el Modelo 303 o la factura es abusiva, el miedo al "traspaso" te ata. Te enseñamos cómo migrar toda tu contabilidad en 48 horas limpiamente a lo que las agencias llaman el *On-boarding fiscal*.
Carlos Gahete
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El Síndrome de Estocolmo del autónomo: estar harto de que un contable llegue tarde y no avise, pero no abandonar la gestoría por miedo a perder los papeles y sufrir una inspección en el mes de transición. Aquí desmontamos el mito.
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¿Estás descontento con tu gestor actual? En Billeo nos encargamos de todo el proceso de onboarding y traslado de tus libros oficiales sin cobrarte costes de set-up. Además, solicitamos nosotros mismos la información a tu antigua gestoría para evitarte conversaciones incómodas.
¿Puedo cambiar de gestoría en cualquier momento?
La Ley Española ampara tu libertad absoluta contractual. Nunca hay permanencia "fiscal", como mucho una mensualidad de pre-aviso si lo firmaste (revisa tu hoja de encargo). Sin embargo, hay ventanas lógicas para un cambio suave:
- El Caso Ideal (Enero): Te mudas justo tras el campanazo de fin de año y tu nueva gestoría empieza a apilar tickets desde el número 001.
- Ventanas Seguras (Febrero, Mayo, Agosto, Noviembre): Acaban de pasar los cierres trimestrales de IVA. El contable anterior cerró el trimestre y pagó a Hacienda, así que el nuevo asume un portafolio a 2 meses vista para preparase.
¿Qué documentación debo pedir a mi gestoría actual? (El Checklist)
Bajo la Ley de Protección de Datos (LOPD) esa información es TUYA. No pertenece a la gestoría, sino a ti. Pídelo formalmente por escrito:
Vital para el enlace informático
Fichero Excel (Libros Diario/Mayor)
La SL necesita el Diario contable en formato XLS / CSV para que el nuevo programa A3 o Holded lo integre sin romper el histórico del año.
Seguridad ante Inspecciones
Modelos Presentados (Últimos 4 años)
La AEAT tiene derecho a auditarte de hasta 4 años atrás. Llévate en PDF todos los Modelos 303, 111, 200, y los resúmenes 390.
Re-asignar la Representación
Bajas en Apoderamientos
Comprueba en la Sede de la Seguridad Social y Hacienda que el gestor antiguo ha sido revocado y no podrá aceptar notificaciones por ti.
Seguridad Informática Cero
Devolución Certificado Digital
Si la gestoría te instaló el FNMT en su ordenador o en un USB, pídeles que lo destruyan físicamente delante de ti o revoquen el PFX.
¿Cómo traspasar la contabilidad a la nueva gestoría?
Las gestorías online proactivas suelen aplicar el sistema de Mediación Colegiada. Esto significa que cuando firmas con ellos el "Acepto", es la propia nueva gestoría la que levanta el teléfono y, usando de escudo su número de colegiado, le envía un correo al antiguo asesor solicitando de manera formal la entrega de tu expediente completo.
"Estimado compañero, el NIF XXXXX pasa a nuestra matriz. Rogamos el volcado total fiscal de los años prescritos en un zip antes de 5 días hábiles."
Esto evita que tú pases el amargo "mal trago" de discutir las razones o pedir por favor un pendrive frente a un asesor descontento.
Cuidado con las claves SILTRA
Si tienes empleados, vigila el traspaso de las autorizaciones del Sistema RED con Seguridad Social. El gestor que entra debe pedir que vincule tu CCC (Código Cuenta de Cotización) a su autorización colegiada para poder pagar nóminas antes de fin de mes.
¿Qué plazos fiscales hay que tener estrictamente en cuenta?
El único peligro fiscal es pretender cambiar de agencia a mediados de mes en plena campaña de impuestos. Por ejemplo, los días de cierres de IVA de cada trimestre, donde los despachos están trabajando de madrugada para que el Estado no te multe con hasta 300€ por enviar el documento tarde. Traspasar ficheros en medio de ese periodo no garantiza nada. Hazlo siempre en los meses intermedios.
Hacemos tu on-boarding sin estrés
Si eres cliente disconforme de un contable antiguo, delega. Solicitaremos nosotros tu histórico y levantaremos tu plataforma en Billeo.