Modelo 145: Comunicación de datos al pagador para el IRPF

El Modelo 145 es la Comunicación de datos al pagador que todo trabajador por cuenta ajena entrega a su empresa para que ésta calcule correctamente la retención de IRPF que le practica cada mes en nómina. A diferencia de la mayoría de modelos tributarios, el Modelo 145 no se presenta ante la Agencia Tributaria: es un documento interno entre trabajador y empleador, pero su impacto en la nómina mensual es enorme.

Sin un Modelo 145 firmado, la empresa está obligada a aplicar la retención por defecto: la que correspondería a un trabajador soltero, sin hijos, sin ascendientes y sin ninguna circunstancia especial. En la práctica, esa retención por defecto es prácticamente siempre superior a la que realmente corresponde al trabajador. El Modelo 145 sirve precisamente para comunicar todas las circunstancias personales que reducen el IRPF y permitir que la retención en nómina refleje el impuesto real que se va a pagar al final del año.

La empresa conserva el Modelo 145 en su archivo durante 4 años como justificante de la retención aplicada. Si la Inspección de Trabajo o la AEAT revisan las nóminas, la empresa debe poder mostrar el Modelo 145 que justifica cada porcentaje de retención. Por eso muchas empresas exigen el Modelo 145 firmado antes del primer pago de nómina, aunque legalmente el trabajador no esté obligado a entregarlo.

• El Modelo 145 es voluntario: nadie obliga al trabajador a entregarlo. Pero no entregarlo significa pagar más IRPF cada mes.
• Si la situación cambia (matrimonio, hijos, hipoteca, discapacidad), debes entregar un nuevo Modelo 145 actualizado.
• Los datos del Modelo 145 se reflejan luego en el Modelo 111 trimestral que la empresa presenta a Hacienda.

Rellenar el Modelo 145 bien es lo que separa pagar la retención correcta de pagar la máxima. El formulario oficial del Modelo 145 tiene cuatro bloques: datos personales, situación familiar, descendientes y ascendientes, y pensiones compensatorias. Cada bloque modifica el cálculo de la retención de manera distinta.

1. Bloque 1 — Datos del perceptor: nombre, NIF, fecha de nacimiento. Si tienes una discapacidad reconocida del 33% o superior, marca aquí el grado (33%, 65% o si necesitas ayuda de terceros). Cada nivel reduce la base de retención en un importe distinto.
2. Bloque 2 — Situación familiar: tres opciones excluyentes. Situación 1 (soltero, divorciado, viudo con hijos menores o discapacitados), Situación 2 (casado con cónyuge cuyas rentas no superan 1.500€/año), o Situación 3 (cualquier otra). La situación 2 da la reducción más alta.
3. Bloque 3 — Descendientes: hijos menores de 25 años (o de cualquier edad si tienen discapacidad) que conviven contigo y no tienen rentas superiores a 8.000€. Indica cuántos y si son menores de 3 años (reducción extra). Si tienes la guarda y custodia en exclusiva, también lo marcas aquí.
4. Bloque 4 — Ascendientes: padres o abuelos mayores de 65 años (o de cualquier edad con discapacidad) que conviven contigo más de 6 meses al año y tienen rentas inferiores a 8.000€/año.
5. Bloque 5 — Pensiones compensatorias y anualidades por alimentos: si pagas a un excónyuge o a hijos por sentencia judicial, lo indicas aquí. Las pensiones compensatorias reducen la base de retención; las anualidades por alimentos a hijos no.
6. Firma y entrega: el Modelo 145 se firma por el trabajador y se entrega a la empresa antes de la primera nómina. La empresa actualiza el porcentaje de retención al mes siguiente.

Existe un dato adicional que muchas empresas ignoran: la casilla de movilidad geográfica. Si has aceptado un empleo que te obliga a cambiar de residencia, te corresponde una reducción extra de 2.000€ durante el año del traslado y el siguiente. Es una casilla del Modelo 145 que la mayoría de trabajadores deja en blanco aunque les corresponda.

Los hijos son el factor que más reduce la retención del IRPF, y el bloque del Modelo 145 donde más se equivoca la gente. La normativa permite incluir como descendientes en el Modelo 145 a hijos biológicos, adoptados y en tutela; lo determinante es el criterio de convivencia y de rentas bajas, no el lazo biológico.

Casos típicos donde el Modelo 145 con hijos se rellena mal: padres separados (solo uno de los dos puede incluir al hijo en su Modelo 145; el que tenga la custodia o, si es compartida, ambos al 50% pero cada uno debe marcarlo correctamente), hijos universitarios (siguen contando hasta los 25 si conviven y no superan 8.000€ de rentas — una beca no se considera renta), y familias numerosas (el carnet de familia numerosa no va en el Modelo 145, eso se aplica en la declaración de la Renta).

En Billeo asesoramos a empresas en la gestión de nóminas con Modelo 145 de empleados con situaciones complejas: hijos en custodia compartida, hijos con discapacidad, parejas de hecho con hijos no comunes o trabajadores extranjeros con familias en el país de origen. Cada situación tiene un tratamiento específico en el Modelo 145.

Una de las reducciones más olvidadas del Modelo 145 es la de hipoteca de vivienda habitual. Si compraste tu vivienda habitual con préstamo hipotecario antes del 1 de enero de 2013 y sigues pagando la hipoteca, tienes derecho a una reducción de 440€ anuales en la retención del IRPF — y este derecho se comunica precisamente con el Modelo 145.

La condición clave es que el préstamo hipotecario sea anterior al 31 de diciembre de 2012 y que se mantenga el destino de vivienda habitual. Si refinanciaste la hipoteca después de 2013 manteniendo la misma vivienda, sigues teniendo derecho a la reducción en el Modelo 145. Si la cancelaste y abriste una nueva, pierdes el derecho.

• Solo se marca en el Modelo 145 si tus rentas íntegras del trabajo son inferiores a 33.007,20€/año. Por encima de ese umbral, la deducción por hipoteca pre-2013 ya no aplica.
• La reducción se aplica sobre la base de retención antes del cálculo del tipo, así que el ahorro en nómina suele ser de 5–15€ al mes (60–180€/año).
• No confundir con la deducción por inversión en vivienda habitual de la declaración de la Renta: la del Modelo 145 actúa sobre la retención mensual; la de la Renta sobre la cuota anual.
• Si compartes hipoteca con tu cónyuge, cada uno debe marcar la casilla en su propio Modelo 145 con la mitad correspondiente.

Es habitual encontrar empleados que llevan 12 años pagando hipoteca pre-2013 sin haber marcado nunca la casilla en su Modelo 145. La diferencia acumulada puede ser de varios miles de euros que se han adelantado a Hacienda innecesariamente.

El Modelo 145 no se entrega una sola vez en la vida laboral: hay tres momentos en los que es obligatorio actualizarlo o entregarlo nuevo. Saltarte cualquiera de los tres significa pagar IRPF de más durante meses, hasta que regulariza tu propia declaración de la Renta del año siguiente.

1. Al cambiar de empresa: cada empresa pide su propio Modelo 145. La empresa nueva no tiene los datos de la anterior y aplicará retención por defecto si no le entregas el Modelo 145 antes de la primera nómina.
2. Al cambiar de situación personal: matrimonio, divorcio, nacimiento o adopción de un hijo, fallecimiento de un cónyuge, separación legal, reconocimiento de discapacidad, cambio de hipoteca. Cualquiera de estos eventos obliga a entregar un nuevo Modelo 145 a la empresa, que ajustará la retención el mes siguiente.
3. Al inicio del año fiscal: en enero, muchas empresas envían a todos los empleados un Modelo 145 en blanco para actualizarlo. Si tu situación no ha cambiado, basta con confirmar los datos del año anterior. Si ha cambiado, es el momento ideal para incluir cambios pendientes.

El Modelo 145 también es relevante cuando el trabajador percibe rentas anuales por debajo del mínimo exento según su situación familiar. Por ejemplo, un trabajador casado con cónyuge sin ingresos y dos hijos puede no estar obligado a tener retención si su salario bruto está por debajo de aproximadamente 21.000€/año. Sin Modelo 145, la empresa aplicaría igualmente retención por defecto.

Los errores en el Modelo 145 son comunes y casi siempre van en contra del trabajador: pagar más IRPF del necesario. La AEAT no sanciona los errores del Modelo 145 al alza (declarar menos circunstancias de las reales) porque el trabajador se está perjudicando a sí mismo. Sí sanciona los errores a la baja (declarar circunstancias falsas para reducir la retención).

• Declarar como hijo a quien no procede: hijos mayores de 25 años, hijos con rentas superiores a 8.000€ o hijos no convivientes no deben incluirse en el Modelo 145. Si la AEAT detecta el error en la Renta, exige el ingreso de la diferencia más intereses.
• Marcar Situación 2 sin tener cónyuge sin rentas: si tu cónyuge trabaja y supera los 1.500€/año, no puedes marcar la situación 2 del Modelo 145. Es una de las casillas más auditadas.
• Olvidar la casilla de movilidad geográfica: si has cambiado de domicilio por motivos laborales, te corresponde una reducción extra durante 2 años. Casi nadie la marca en el Modelo 145.
• No incluir ascendientes que conviven: muchos trabajadores olvidan que un padre o abuelo conviviente mayor de 65 años con rentas bajas reduce la retención. Va en el bloque 4 del Modelo 145.
• No actualizar tras matrimonio o nacimiento: el más caro de los errores. Tener un hijo y no entregar nuevo Modelo 145 puede suponer pagar 1.500–3.000€ más de IRPF en nómina durante el año, que recuperas solo si haces la Renta correctamente.

En Billeo gestionamos las nóminas de empresas con todos los Modelos 145 de sus trabajadores. Cada año recordamos a los empleados que revisen su Modelo 145 y actualicen los cambios. Es la forma más fácil de asegurar que la plantilla paga el IRPF justo y de evitar reclamaciones por retenciones mal aplicadas.