Factura electrónica: qué es, obligación 2026 y cómo adaptarse con Verifactu

La factura electrónica es una factura emitida y recibida en formato digital estructurado que permite su procesamiento automático e interoperabilidad entre sistemas. No es lo mismo que enviar un PDF: la factura electrónica requiere un formato técnico específico (en España, Facturae XML) y debe cumplir requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad.

La Ley Crea y Crece de 2022 estableció la obligación progresiva de la factura electrónica entre empresas y profesionales (B2B) en España, con calendario de implementación entre 2025 y 2027. El objetivo: reducir la morosidad, combatir el fraude fiscal mediante la trazabilidad de cada operación, y digitalizar el tejido empresarial español.

La factura electrónica ya era obligatoria desde 2015 en facturas a Administraciones Públicas (B2G). La gran novedad de 2026 es que se extiende al B2B: cualquier factura entre empresas y autónomos debe emitirse electrónicamente.

Es común confundir factura electrónica y Verifactu. Son dos obligaciones complementarias pero independientes que llegan en 2026:

Verifactu es el sistema de la AEAT que garantiza la inalterabilidad de las facturas emitidas. Cada factura generada por software homologado con Verifactu incluye un código QR con sus datos esenciales, permitiendo a la AEAT y al receptor verificar instantáneamente su autenticidad. Es como el equivalente español del sistema portugués SAF-T o el chileno SII.

La factura electrónica B2B, por su parte, se refiere al formato: las facturas entre empresas deben enviarse en formato estructurado (Facturae XML) interoperable, no en PDF o papel. Ambas obligaciones (Verifactu + Facturae) suelen ir juntas en el software de facturación moderno.

El calendario de la factura electrónica obligatoria en España se implementa de forma escalonada según el tamaño de la empresa:

• Empresas con facturación > 8 millones €/año: obligación desde el 1 de julio de 2025. Las grandes empresas son las primeras en adaptarse, lo que arrastra al resto del mercado.
• Resto de empresas y autónomos en operaciones B2B: obligación desde el 1 de julio de 2026. Es el grupo más amplio y donde más impacto tiene.
• Verifactu para todos los no obligados al SII: obligación desde el 1 de julio de 2026 simultáneamente.
• Operaciones B2C (a particulares): la obligación de factura electrónica aún no aplica al B2C. Los tickets electrónicos en comercio minorista están previstos para 2027.

El formato oficial de factura electrónica en España es Facturae, un esquema XML desarrollado por el Ministerio de Hacienda. Las facturas en Facturae son legibles por máquina y se integran automáticamente con los sistemas ERP del receptor.

• Versión vigente: Facturae 3.2.2 desde 2017. Se actualiza periódicamente con nuevos campos exigidos por la normativa.
• Firma electrónica: las facturas electrónicas deben firmarse electrónicamente con certificado digital cualificado del emisor. Garantiza autenticidad e integridad.
• Conservación: las facturas electrónicas deben conservarse durante al menos 4 años (plazo de prescripción tributaria) en formato original electrónico, no en papel impreso.
• Plataformas de intercambio: España mantiene FACe para el envío a Administraciones Públicas. Para B2B se está desarrollando una plataforma de interconexión similar.

Adaptarse a la factura electrónica obligatoria requiere cambios tanto técnicos como organizativos. Lo recomendable es empezar al menos 6 meses antes de la fecha de obligación, no a última hora.

1. Auditar el sistema actual de facturación: ¿usas Word, Excel, software propio, ERP? Identifica si tu sistema actual genera Facturae XML y firma electrónica.
2. Verificar homologación con Verifactu: el software debe cumplir la especificación Verifactu para 2026. Lista oficial en la AEAT.
3. Obtener certificado digital cualificado: imprescindible para firmar las facturas electrónicas. FNMT o Camerfirma son los más habituales.
4. Migrar a software compatible si es necesario: muchos autónomos y pymes tendrán que cambiar de programa. Hacerlo con tiempo evita problemas operativos en el momento de la obligación.
5. Formar al equipo: si tienes empleados que facturan, necesitan saber operar con el nuevo sistema antes de julio 2026.
6. Verificar con principales clientes y proveedores: confirmar que ellos también están preparados. Una factura electrónica solo funciona si ambas partes pueden emitirla y recibirla.