Gastos deducibles para autónomos en 2026: la guía completa

Billeo recoge en esta guía las 11 categorías de gastos que un autónomo puede deducir en 2026, los porcentajes oficiales, los casos límite que generan dudas y los errores que activan inspecciones de Hacienda.

¿Qué es un gasto deducible para un autónomo?

Un gasto es deducible cuando reduce la base imponible del IRPF y, si lleva IVA español, también permite recuperar ese IVA soportado en el modelo 303 trimestral. La diferencia entre gasto contable y gasto fiscalmente deducible es clave: hay gastos contables que NO son deducibles (multas, sanciones, donativos no certificados, gastos personales) y otros que sí lo son al 100%.

3 requisitos imprescindibles para deducir un gasto

1. Vinculación con la actividad económica

El gasto debe ser necesario para obtener ingresos del negocio. Sin nexo causal, Hacienda lo rechaza por gasto particular del titular.

2. Justificación documental (factura)

Factura completa con NIF emisor y receptor, número, fecha, base, IVA y total. Tickets simples solo valen para gastos menores de 400€ con NIF del autónomo.

3. Registro en libros oficiales

Anotación en el libro registro de gastos del trimestre del devengo. Conservación obligatoria de la factura mínimo 4 años.

Lista completa de gastos deducibles por categoría

Oficina y local profesional

Alquiler 100%, IBI, comunidad, seguro y reformas amortizables al 3% anual.

Vehículo (con casos especiales)

Taxistas, transportistas y comerciales: 100% IRPF + 100% IVA. Resto de autónomos: 0% IRPF / 50% IVA por defecto.

Dietas y manutención

Dieta nacional con pernocta 26,67€/día. Extranjero con pernocta 48,08€/día. Atenciones a clientes tope 1% del volumen anual.

Suministros (luz, agua, internet, móvil)

30% del % afecto declarado en modelo 036 para suministros. 100% del % afecto para IBI, comunidad e hipoteca. Móvil exclusivo profesional 100%.

Formación y libros profesionales

Cursos online relacionados con la actividad, libros técnicos, congresos sectoriales y suscripciones especializadas: 100% deducibles.

Software y suscripciones

Adobe, Office 365, Notion, Figma, ChatGPT Plus, hosting, dominios, AWS: 100% si están facturados a tu NIF de autónomo.

Servicios profesionales (gestor, abogado)

Gestoría y asesoría fiscal mensual 100%. Plan Empresa Billeo desde 150€/mes íntegramente deducible.

Seguros: responsabilidad civil, salud privado

RC profesional 100%. Seguro de salud privado tope 500€/año por persona.

Cuotas a la Seguridad Social

Cuota RETA 100% deducible sin límite (entre 230€ y 590€/mes en 2026 según ingresos reales).

Marketing y publicidad

Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads, SEO, branding, diseño web: 100% deducibles.

Material de oficina y consumibles

Papel, tóner, pequeño mobiliario hasta 300€ directo. Equipos informáticos > 300€ amortización 25% anual.

Casos límite que generan dudas

Móvil personal y profesional: solo deducible con línea exclusiva profesional. Comidas con clientes: tope 1% del volumen anual. Gimnasio: no deducible salvo deportistas profesionales. Ropa: solo uniformes con logo o EPIs. Local en casa: 30% del % afecto en suministros.

Cómo justificar un gasto ante Hacienda

5 pasos: verifica vinculación con la actividad, pide factura completa con tu NIF, paga con método trazable (tarjeta, Bizum profesional, transferencia), registra en el libro de gastos del trimestre y declaralo en el modelo 130 trimestral y la Renta anual. Billeo automatiza los 5 pasos.

Errores frecuentes que activan inspecciones

Facturas sin NIF del autónomo, tickets simples por importes superiores a 400€, comidas familiares como atenciones a clientes, combustible al 100% sin actividad de transporte, ropa o gimnasio como gasto profesional, proveedores con NIF dado de baja, suministros sin afectación parcial declarada en 036.

Plantilla descargable: registro mensual de gastos

Excel preparado con las 11 categorías AEAT, fórmulas de cálculo del % deducible y libro registro listo para presentar en una inspección. Te la enviamos por WhatsApp en menos de 5 minutos.

Preguntas frecuentes

10 preguntas con respuestas detalladas sobre requisitos, móvil, vehículo, comidas, casa, cuota RETA, formación, factura vs ticket, conservación de facturas e inspecciones.